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成本控制程序文件篇一
节能降耗控制程序
1目的加强企业能源、原材料管理，科学合理的利用能源及原材料，减少浪费现象，确保公司环境安全方针、目标和指标的实现。
2适用范围
公司范围内在活动、产品和服务中涉及的能源、原材料消耗方面的工作。
3术语和定义
3.1采用gb/t24001-2004idt iso14001-2004《环境管理体系、规范及使用指南》和gb/t28001-2001《职业健康安全管理体系规范》中的术语和定义。
3.2能源指：电、煤、气、油
4职责
4.1 公司各部室职责
4.1.1 生产经营部负责对本程序工作的检查、指导并对原材料煤炭、油料消耗进行管理。
4.1.2 生产经营部负责公司机关水、电、气、煤等能源及纸张的使用工作，制定管理措施，并监督落实。
4.1.3 生产经营部参与大型及特殊施工项目使用的水、电、气、煤节能降耗工作的策划。
4.3项目部职责
4.3.1 材料员负责按预算数量进行控制各项能源的使用。
4.3.2 项目部应材料员负责对本项目部的节能工作实施管理，搞好预测与消耗的对比分析及统计，为生产经营部提供报表。
5工作程序
5.1 项目部
5.1.1 项目部材料员按计划提供原材料、煤、油料，以计划管理，验收控制方面按环境及安全方面的规定严格控制收集项目其它方面资料。
5.1.2 项目部材料员每月将项目发生的有关能源方面的信息及计划应发生的信息做好台帐登记。
5.1.3 项目部主管经理根据项目规模、工期按规定做好能源方面的予控分析，使其达到节能目的。
5.2公司生产经营部每季度对项目部节能降耗情况进行检查。
5.3凡属于内部单位新、改、扩建工程项目的节水设施，必须在工程施工前到社会有关部门办理“三同时”手续。
5.4办公区与施工区分别安表计量，以便进行分类统计和计算。
5.5用电管理
5.5.1 施工项目生产用电和项目临时用电、生活用电，按施工进度计划执行，以保证目标、指标的实现。
5.5.2 现场施工区与生活区有条件的可分别设表计量，条件不具备的由项目部主管工程师预测分析指标，并按工程量分项计算。
5.5.3生产施工现场的机具设备、生活设施做到随用随开，人离机停，防止空载运转。
5.5.4生产现场、生活宿舍、仓库等要合理设置照明灯数量与功率，根据需要开关，杜绝昼夜长明灯，并确定专人负责。
5.5.5 加强用电设施的技术改造，对耗电较大的工艺及设备进行逐步淘汰，及时更新。
5.5.6 加强安全用电管理，各种机具要安漏电保护器，对用电设备及时检查，确保无故障运行。
5.5.7 生产施工项目部材料员负责水、电、气的计量核算，对出现的超耗数量报主管工程师，由主管工程师负责调查原因制订纠正措施。
5.5.8办公区（楼）、生活区的用电，要单独设表，由主管部门制定用电计划，按月对用电情况进行比较，以保证目标的实现。
5.5.9办公区（楼）、生活区、走廊、楼梯、厕所等公用区域，有条件的应用节能灯具，更换节能开关，防止长明灯现象。
5.6用水管理
5.6.1 生产现场用水设施的出水口要用节水截门或水龙头控制，胶管末端不得采用回折止流，水管衔接处要拧紧、绑牢，防止渗漏。
5.6.2 生产施工现场的搅拌机旁，设置沉淀池，以实现废水回收，再用于清洗、防尘等，提高水的重复利用率。冲洗机械车辆要注意节约用水，有条件的要使用水枪，不准用胶水管等接自来水直接冲洗车辆，要将冲洗搅拌机的用水回收沉淀。
5.6.3 对生产用水部位，要设立节水标志，提醒大家时刻注意节约用水。
5.6.4 机关部门负责制定用水计划，按月对用水情况进行比较，以保证目标的实现。
5.6.5 机关厕所及清洁用水设施要采用节水型器具，严禁使用明令淘汰的用水器具。
5.7用煤管理
5.7.1 现场材料员与管理员负责对项目用煤进行按计划验收、保管、使用消耗及废渣的处理。
5.7.2 对使用的煤要按需进场，保管时应有围挡，有条件的应搭棚，防止日晒、风化、粉尘污染，使其达到充分利用和降低能耗的目的。
5.7.3 锅炉、炉灶对用煤的燃烧要设进风助燃措施，以达到对煤的充分利用。
5.7.4用后的废渣，要经过清检，将未燃烧净的煤回收，重复利用。
5.7.5清检后的煤渣，要及时清理，并按《废弃物管理规定》办理。
5.8用油管理
5.8.1各单位办公室，应编制用油计划。
5.8.2项目部材料员与机管员共同对施工机械用油进行按计划验收、保管、标识、使用、消耗及废油回收再利用的管理。
5.8.3操作手应严格按操作规程和维修保养制度对设备进行操作和维修保养，使其保持良好状态，以利节能降耗。
5.8.4对耗油严重，无修复价值的设备进行淘汰。
5.8.5对更换的废油及时回收，按《废弃物管理规定》办理。
5.9用气管理
5.9.1项目部能源（兼）管理员按施工生产计划每月编制用气计划，经主管师审核批准生效。
5.9.2按煤气（天然气）公司或顾客的要求及自身的需要单独挂表。
5.9.3对于气体出口处，要有安全防护措施，标识到位，要经常检查，防止漏气。对使用人员要有安全交底。
5.9.4按有关对气体的管理规定进行管理，下班后要随时关闭总开关。
5.10用纸管理
5.10.1各级行政部门负责控制纸张的使用。
5.10.2各级部门应分类纸张，双面打印过的可做废纸回收处理。
5.11原材料管理
5.11.1 按预算量认真控制，在生产中实行限额领料，如出现实际用量大于预算量时，项目部应制定纠正措施。
5.11.2 项目部技术负责人应根据实际情况合理优化施工工艺，采用先进技术从而减少材料消耗。
6.支持性文件
《事故、事件、不符合及（不合格品）控制程序》《废弃物管理规定》
成本控制程序文件篇二
1． 目的无石棉控制程序生效日期：2014-01-01
本程序旨在履行solas公约关于所有船舶禁止新装含有石棉的材料相关规定，使船上人员免受其潜在健康危害。
2．3．
3.1 适用范围 本程序适用于新造船舶和现有船舶产品采购中的石棉控制。定义 含石棉材料（acm）是指含石棉重量超过1%的任何材料。石棉矿物类型包括青石棉、铁石棉、温
石棉、直闪石、透闪石和阳起石。石棉是天然形成的矿物材料，由长而细的纤维组成。如果这些纤维以尘埃形态吸入，会带来危险，目前已知可造成肺癌的风险增加。
3.2
4．4.1
4.2
4.3
4.4
5．5.1
5.2
5.3
6．6.1
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.3
6.3.1
6.3.2 本程序中所述的备件、物料和船用产品，是指含有密封、隔热、耐磨材料的产品。职责 船舶无石棉控制的第一责任人为船长。船舶部门长分别负责本部门的备件物料和修理过程中的无石棉控制。机务部（集团采购中心）负责备件物料采购过程中的无石棉控制。机务部（船舶监造部门）负责船舶监造过程中无石棉控制。新造船舶无石棉控制 机务部（船舶监造部或集团公司相关部门）在签订新船建造合同时应明确新造船舶无石棉产品的相关要求，船舶建造厂家的“无石棉声明”作为合同生效的必要条件； 机务部（船舶监造部或集团公司采购部门）在船舶建造过程中对船厂提供或自行采购的船用产品应严格把关，要求生产厂家提供“无石棉声明”或相应的检测报告； 船舶建造完成后，“无石棉声明”或检测报告应交船上妥善保存。营运船舶无石棉控制 船舶修理和重大改建时的无石棉产品控制 机务部在签订船舶修理和重大改建合同时应明确船舶无石棉制品的相关要求，船厂的“无石棉声明”作为合同生效的必要条件； 机务部在船舶修理和重大改建过程中对船厂自行采购的船用产品应严格把关，要求生产厂家提供“无石棉声明”或相应的检测报告； 船舶修理和重大改建结束后，机务部应将相关无石棉证书存档保存并提供给船舶一份。船舶备件物料采购无石棉控制 机务部（集团公司采购部门）在签订设备和物料采购合同时，必须选择由船级社认可的能够提供“无石棉声明”的供应商； 在采购的设备或物料供船前机务部须进行验收，对供应商提供的相交资料进行审核： 如设备或物料需提供ccs产品证书或认可证书，那么证书上应注明该设备不含石棉； 如设备或物料不需提供ccs证书或认可证书，那么厂方必须提供“无石棉声明”和/或检测报告。船舶应妥善保存备件物料的无石棉证书或检测报告。船舶对无石棉设备和物料的控制 船舶在收到供船的备件和物料时应严格把关，对照提供的无石棉证书和实物是否相符，如不符应立即向岸基反馈； 船舶应对供船备件和物料的无石棉证明或相关检测报告妥善保存。
成本控制程序文件篇三
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xxxa electronic shanghai co., ltd 文件编号: xqp-18 质量成本控制程序 版本/修订: 1/0 编制 批准 页 次: 1/5 1 目的 实施质量成本管理，是为了不断降低产品成本，提高企业的经济效益，并为评定质量体系的有效性提供依据。2 范围 本公司质量成本的管理工作。3 职责 3.1财务部 3.1.1负责归集、核算、汇总各部门的质量成本数据，并编制质量成本月报表。3.1.2每月会同品保部对质量成本进行分析，及时向领导和有关部门提供分析报告和有关资料。3.2品保部 3.2.1每月根据要求提供本部门的有关质量成本数据，定期上报财务部。3.2.2负责对质量成本进行综合分析。3.2.3根据质量成本综合分析结果，制订相应的质量成本改进措施，送有关责任部门实施。3.3其他部门 3.3.1每月根据要求提供本部门的有关质量成本数据，定期上报财务部。4 程序内容 4.1设置质量成本科目 一级科目为质量成本
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xinya electronic shanghai co., ltd 文件编号: xqp-18 质量成本控制程序
版本/修订: 1/0 2/5 编制 批准 页 次:
质量成本科目费用一览表 二级科目 三级科目 说 明 为达到质量要求或改进质量的目的，提高职工的质量 质量培训费 意识和质量管理的业务水平，进行培训所支付的费用。如：顾问师授课费，培训费用等。为开展质量管理工作所支付的费用。如：质量审核费、质预 质量管理活动费 质量管理资料费等。防 为保证或改进产品质量所支付的费用。如：产品质量 质量改进措施费 成 改进费，设备、工具购置费等。本 对本企业的产品质量审核和质量体系评审所支付的 质量评审费 费用以及新产品投产前进行质量评审所支付的费用。如：质量体系认证审核费，新产品评审费等。工资及福利基金 从事质量管理人员的工资总额及提取的职工福利基金。对进厂的原材料及生产过程中的半成品、成品按质量 试验检测费 标准进行试验、检验所支付的费用。鉴 品保部办公费 品保部为开展日常检验工作所支付的办公费。定 成 工资及福利基金 从事质量检验人员的工资总额及提取的职工福利基金。本 检测设备检定、检测设备的检定、校准和折旧费。折旧费
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xinya electronic shanghai co., ltd 文件编号: xqp-18 质量成本控制程序
版本/修订: 1/0 3/5 编制 批准 页 次: 在生产过程中和入库后的半成品、成品，由于不符报废损失费 合质量要求无法修复或在经济上不值得修复造成报内 废所损失的费用。部 使不合格的半成品、成品达到质量要求所支付的修损 返工返修费 复费用。失 由于质量事故、故障停机、待料而造成停机所损失成 停机损失费 的费用。本 质量事故处理费 指对质量问题进行分析处理所支付的各种费用。外 由于产品质量缺陷，经用户提出申诉而进行赔偿处部 索赔费 理所支付的费用。如：索赔赔偿费，诉讼费。损 失 由于产品质量问题而造成的退货，换货所造成的损成 退货损失费 失费。如：退回产品净损失、运输费、包装费。本 4.2质量成本计划的制订 4.2.1质量成本指标体系的确定 a)预防成本率=预防成本/质量总成本×100% b)鉴定成本率=鉴定成本/质量总成本×100% c)内部损失成本率=内部损失成本/质量总成本×100% d）外部损失成本率=外部损失成本/质量总成本×100%
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版本/修订: 1/0 编制 4/5 批准 页 次: e)质量成本率=质量总成本/产品总成本×100% f)产品销售收入质量成本率=质量成本/产品销售收入总额×100% g)利润质量成本率=质量总成本/总利润×100% 4.2.2每年1月，财务部编制《质量成本计划》（ac-001a）。4.2.3每月第十个工作日内财务部编制上月《预防成本统计明细表》(ac-005a)。4.2.4每月第十个工作日内财务部编制上月《鉴定成本统计明细表》(ac-006a)。4.2.5每月第十个工作日内财务部编制上月《内部质量成本统计明细表》(ac-007a)。4.2.6每月第十个工作日内财务部编制上月《外部质量成本统计明细表》(ac-008a)。4.2.7每月第十一个工作日内财务部编制上月《质量成本月报表》(ac-009a)。4.2.8质量成本计划应与企业业务计划相协调，并成为业务计划的一部分。4.3质量成本数据的归集.4.3.1各职能部门在每月月初五日内根据《质量成本费用汇总归集》（附录），将上月质量成本各种费用的情况归集汇总，填写《质量成本部门统计表》（ac-002a）送交财务部。4.3.2品保部在每月月初第二个工作日内将上月的《报废明细表》（ac-003a）送交财务部。4.3.3生产部在每月月初第二个工作日内将上月的《返工明细表》（ac-004a）送交财务部。4.4质量成本的核算与分析 4.4.1每月10日内，财务部对各部门的质量成本数据进行统计、核算，填写二级科目统计明细表，编制《质量成本月报表》（ac-009a)，并和品保部共同进行质量成本分析，编制《质量成本分析报告》。分析内容包括： a)质量成本二级科目饼图和趋势图。b)内部损失的趋势及造成的主要原因。c)外部损失的趋势及造成的主要原因。d)质量成本关键因素分析及改进措施要求。4.4.2在做质量成本分析时，由品保部找出每个月造成内、外部损失的主要原因，以便寻找改进的区域和措施，提出改进要求。4.4.3《质量成本分析报告》经财务部和品保部负责人签字后，上报总经理。4.4.4内部损失成本和外部损失成本的重点必须从成本发生的原因按照时间、生产和产品来描述。
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xinya electronic shanghai co., ltd 文件编号: xqp-18 质量成本控制程序 版本/修订: 1/0 编制 5/5 批准 页 次: 4.5质量成本的控制 4.5.1品保部根据质量成本分析报告提供的情况，按《纠正和预防措施控制程序》，要求有关责任部门采取措施予以改进。应采取措施的情况有： a)内部故障成本和外部故障成本大幅上升或连续上升。b)质量成本计划无法实现。c)典型事件。4.5.2品保部对纠正和预防措施进行跟踪，确保其有效性。5 相关文件 5.1《纠正和预防措施控制程序》(文件编号:xqp-16)6 记录 6.1《质量成本计划》(表格编号:ac-001a)6.2《质量成本部门统计表》
(表格编号:ac-002a)6.3《报废明细表》(表格编号:ac-003a)6.4《返工明细表》(表格编号:ac-004a)6.5《预防成本统计明细表》(表格编号:ac-005a)6.6《鉴定成本统计明细表》(表格编号:ac-006a)6.7《内部质量成本统计明细表》(表格编号:ac-007a)6.8《外部质量成本统计明细表》(表格编号:ac-008a)6.9《质量成本月报表》(表格编号:ac-009a)
xinya electronic shanghai co., ltd质量成本费用汇总归集 附录 责任部门 费
用 二级科目 三级科目 副
总 顾问师授课费 质量培训费 培训教材费、文具、资料费等 综合部 质量管理部门办公费 质量管理资料费 质量管理活动费 质新亚电子上海有限公司
量审核费 副
总 质量奖励费 预防成本 质量管理咨询费 产品质量改进费 品保部 质量改进措施费 设备、工具购置费 质量体系认证审核费 副 总 产品质量审核费 质量评审费 技术部 新产品研发费 综合部 质量管理人员工资及福利基金 工资及福利基金 工序检验费 品保部 试验检测费 材料、半成品、成品试验检验费 品保部办公费 品保部办公费 综合部 鉴定成本 质量检验人员工资及福利基金 工资及福利基金 品保部 检测设备检定、校准费 检测设备检定折旧费 财务部 检测设备折旧费 报废损失费 报废损失费 返工工时费 生产部 返工费 内部损失返工材料费 成本 停机损失费 停机损失费 品保部 质量事故处理费 质量事故处理费 业务部 索赔赔偿费 索赔费 副
总 诉讼费 外部损失成本 退货损失费 业务部 退货损失费 调货损失费
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xinya electronic shanghai co., ltd质量成本计划 单位：元 目标值 二级科目 三级科目 其中 总成本 质量培训费
质量管理活动费 预 质量改进措施费
防 成 质量评审费 本 工资及福利基金 小计 试验检测费 鉴 品保部办公费 定 工资及福利基金 成 检测设备检定折旧费 本 小计 内 报废损失费 部 返工费 故 停机损失费 障 质量事故处理费 成 本 小计 外 索赔费 部 故 退货损失费 障 成 小
计 本 质量成本合计 质量成本指标 目标值 预防成本率 鉴定成本率 内部损失成本率 外部损失成本率 质量成本率
产品销售收入质量成本率
利润质量成本率
编制： 审核： 核准: 表格编号：ac-001a
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xinya electronic shanghai co., ltd年月 部门 日期
质量成本部门统计表 摘 要 所属科目 序号 金额 备注 月 日
二级 三级3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 审核： 核准: *“金额”表格编号：ac-002a 新亚电子上海有限公司 20 合 计 编制：
栏无法填写时，可以空着。
xinya electronic shanghai co., ltd报废明细表 年月 部门 序号 日期 产品编号 产品名称、规格、颜色 计量单位 产品批号 报废内容 报废工序 报废数量 备注 编制： 审核： 核准: 表格编号：ac-003a 新亚电子上海有限公司
xinya electronic shanghai co., ltd返工明细表 年月 部门 序号 日期 产品编号 产品名称、规格、颜色 计量单位 产品批号 返工内容 返工工时 返工数量 备注 合计
编制： 审核： 核准: 表格编号：ac-004a
xinya electronic shanghai co., ltd预防成本统计明细表 年 月 单位：元 管理 改进 工资及 月 日 摘 要 培训费 评审费 其他 小计 备注
活动费 措施费 附加费 编制： 审核： 核准: 表格编号：ac-005a 新亚电子上海有限公司
xinya 新亚电子上海有限公司
electronic shanghai co., ltd年 月 单位：元 试验
鉴定成本统计明细表 检 工资及 检测设备 月 日 摘 要 办公费 其他 小计 备注 验费
附加费 检定折旧费 核准: 表格编号：ac-006a 新亚电子上海有限公司 编制： 审核：
xinya electronic shanghai co., ltd年 月 废品损失费 返工费 停
内部质量成本统计明细表 机损失费 事其 合 备 制 故材 工 直小 材 工 工 小 工 工 小 制 制 造 造 造 理 工 它 计 注 费 料 时 资 计 料 时 资 计 时 资 计
费
费
月 日 产品名称规格 处
接
费 编制： 审核： 核准: 表格编号:ac-007a
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xinya electronic 年 月 保修费 索赔费 退货损 月 日 摘要 其他 合计 编制： 审核： 核准: 表格编号：ac-008a shanghai co., ltd外部质量成本统计明细表
失费 差旅费 料费 小计 运输费 产品 小计
xinya electronic shanghai co., ltd质量成本月报表 单位：元 科目 目标值（%)实际值（%)增减（%）二级 三级 质量培训费 质量管理活动费 质量改进措施费 预防 成本
质量评审费 新亚电子上海有限公司
工资及福利基金
小计 试验检测费 品保部办公费 鉴定 工资及福利基金 成本 检测设备检定折旧费 小计 报废损失费 返工费 内部 故障 停机损失费 成本 质量事故处理费 小计 索赔费 外部 故障 退货损失费 成本 小计 质量成本合计 预防成本率
鉴定成本率 内部损失成本率 质量 成本 外部损失成本率 指标 质量成本率 产品销售收入质量成本率
利润质量成本率 编制：
审核： 核准: 表格编号：ac-009a
成本控制程序文件篇四
1． 目的对本公司质量、环境、环境、职业健康安全管理体系所要求的外部、内部信息沟通予以控制，以确保各类信息正确、方便、及时、高效地传递，充分和有效的与相关方沟通，以满足质量、环境、职业健康安全管理体系运行的需要及顾客的需要。
2． 适用范围
本程序适用于公司内部和与公司外部相关方的信息沟通。
4． 职责
4.1 市场部负责建立信息网络，向营销总经理、事业部及时正确反馈收集到的产品信息和市场动向。
4.2 事业部商务人员负责合同开始执行前与顾客和其他外部单位的信息沟通。
4.3 项目经理负责合同开始执行至产品交付后与顾客和其他外部单位的信息沟通。
4.5法律事务部负责与法律部门和其他外部单位的信息沟通。
4.6 证券办负责与上级相关部门的沟通和准备对股民披露的信息。
4.7 各相关部门在信息沟通中，按各自的职责范围落实信息的传递、分析、处理和反馈。
5． 工作程序
5.1外部信息，但“不限于”
a）国家政策、法律、法规和标准类信息，如国家法律、质量标准、产品标准、环境标准等； b）钢结构产品市场信息；
c）顾客问询、招标书、合同或订单及其更改信息；
d）相关方反馈意见，特别是相关方的抱怨；
e）顾客满意程度调查表；
f）外部审核报告。
5.2内部信息，但“不限于”
a）质量、环境、职业健康安全目标实施情况、内审报告、管理评审报告、质量、环境、职业健
康安全管理体系的运行记录。
b）会议纪要、口头指示、谈话、书面传真、告示、杭萧杂志、意见箱、接待来访、网络版员工
意见与建议等。
5.3外部沟通
5.3.1市场部、事业部通过促销等形式正确收集、反馈产品市场动向、发展趋势为公司进行市场规
划、市场开发提供可靠依据；在合同签订后还应对重要的顾客进行信息跟踪。市场部负责发出和及时收回“顾客满意程度调查表”，及时向质管部、事业部等有关部门传递与催办、检查、处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。
5.3.2 事业部负责与顾客对产品标书、合同、订单的落实处理进行沟通。
5.3.3 事业部负责合同开始执行后有关的外部沟通，在出现不符合合同规定或任何方提出合同更改
时，负责按《与顾客有关的过程控制程序》规定，与外部相关单位进行联系处理；在竣工验收
时协助市场部做好顾客满意度调查，及时处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。
5.3.4 采购部、执行部按《采购控制程序》规定，对原材料、外协相关方进行信息沟通。
5.3.5 事业部、采购部和其他各部门必须识别相关方提供的产品和服务中的环境因素和风险，并把
运行控制的要求通知相关方；在公司或施工现场从事涉及重大环境因素的相关方的工作人员应按《人力资源控制程序》实施培训。
5.3.6 证券办、总经办主动进行与政府、新闻等单位的信息沟通。
5.3.7 总经办是环境、职业健康安全信息与政府和周遍单位交流沟通的归口部门：
5.3.7.1 按政府部门和法规要求负责整理、递交、保存申报资料；
5.3.7.2 接受政府部门和周遍单位的通知、要求、投诉等，及时在内部传递和处理，并根据要求回
复，对于涉及重大环境因素的沟通过程和结果应予以记录，保持“对外重大环境信息沟通登记表”。
5.4内部沟通
5.4.1 会议沟通，是指召开部门、工段、班组的执行性、专题性的工作会议。用以下达任务、贯彻
决议、落实工作计划、通报信息、统一认识、协调行动、作出决策和部署贯彻等，使上情及时下达，下情准确上报，确保质量、环境、健康安全管理体系活动的顺利展开。
5.4.1.1 会前，会议主办部门应确定会议目的和预期要达到的效果：
a）首先应拟定会议方案，包括会议主题、开会日期、时间、地点、与会人员、发言安排、文
件准备和会务分工等。
b）其次，要安排具体的议题，包括有关领导提出的议题、反映下级要求的议题和应提交会议
研究的议题，一次会议主要议题不宜过多，重大议题应一会一题。
c）最后，拟发会议通知。重要会议，发书面通知；一般会议，直接电话或口头通知。通知发
出后，应对被通知人是否收到、能否如期参加会议进行查询落实。
5.4.1.2 会上，会议主持人要掌握会议的进展：
a）重要的工作会议，主办部门应做好会议点名（签到）工作；
b）掌握会议进展情况，防止发言脱离会议主题，讨论内容应有决议；
c）指定专人做好会议记录。重大决定，要记录清楚，并请领导过目；一般会议，采用摘记； d）控制会议时间不要过长，保证会议的效率和效果。
5.4.1.3 会后，会议主办部门要落实会议决议：
a）做好需要编写的会议纪要、决定、报告等文字工作，并及时送发有关部门执行；
b）进行会后执行情况的检查催办与信息反馈的收集工作；
c）公司级会议和其他重要会议的纪要和会议文件，应立卷归档。
5.4.2 文件沟通，是指通过上级书面文件的发放和流转，使下级部门及时接到上级的决定和要求，保证上级决定的有效贯彻，以及部门间工作的协调配合。
5.4.2.1 总经办接受上级文件，并根据总经理及相关主要领导批示，送有关部门阅办，阅办部门负
责人根据文件要求，指定专人承办。
5.4.2.2承办人应仔细阅读文件内容，准确领会批示精神，迅速确定执行的具体措施，并组织力量
落实文件的全部办理要求。承办人将文件办理情况书面告知总经办，总经办应在“文件处理单”上注明办理结果。
5.4.3 信息沟通，是指部、处室、工段和班组管理工作和日常业务工作情况的反映和沟通，它包括
对信息的收集、传递、加工、反馈等过程。
5.4.3.1 总经办是公司内部沟通过程的信息收集中心，负责信息的收集、分类、加工和传递；
5.4.3.2 信息的收集
通过电话、传真、接待来访人员以及公司员工等收集信息，尤其对突发性质量、环境、安全事件等，要及时收集。
5.4.3.3 信息分类为：
a）重大信息：发生严重的突发性事件，如较重大的质量、环境、人身、设备事故；
b）一般信息：没有引起严重后果的信息，如发生单件废品、轻伤事故等；
4.4.3.4 信息的加工和存储
a）对信息中的定量部分进行统计、归纳；
b）对各种有用的信息进行存贮，以便随时调用；
c）对收集到的信息要在数量上加以压缩，在质量上加以提高，在形式上加以编排，并把它
编制成适合于传递的形式。
5.4.3.4 信息的传递
整理过的信息，经公司领导批示后，以电话、传真、文件、通报或会议等方式传递给接收单位和人员，承办部门签署处理结果后，送回总经办。
5.5工程（业务）联系单
5.5.1 工程（业务）联系单是本公司用于与外部沟通及内部沟通的重要文件（格式见本程序附件a）。
5.5.2 工程（业务）联系单的填写
a）工程（业务）联系单编号，由工程项目名称缩写-发出部门名称缩写-该工程项目本部门发
出的联系单序号组成。如综计办对“武汉证券”项目发出的第三份工程（业务）联系单的编号为：“武汉证券-综计-03”；
b）填写联系单事由的同时，应根据联系事项涉及的方面，是否涉及修改设计、或修订进度、或影响费用，在对应的 口 内标上“√”，影响几个，标上几个。例如，联系事项同时涉及修改设计和影响费用，则在“设计”和“费用”对应的 口 内分别标上“√”；如联系事项对设计、进度和费用均不涉及，则在与“其他”对应的 口 内标上“√”；
c）应写明工程（业务）联系单的回复限期；
d）工程（业务）联系单的联系内容应明确清楚，发出前必须有经办人和主管人签名及签署日
期。
5.5.3 工程（业务）联系单回复意见的跟踪
经办人或主管负责跟踪回复内容，根据联系事项的回复和处理结果，分别在回复验证栏的“完成”、“再发联系单”的 口 内标上“√”，并签名确认；如属其他情况，在“其他”口 内标注时，应同时在旁边简要用文字说明处理情况。
5.5.4 工程（业务）联系单的存档保管和移交
5.5.4.1 工程（业务）联系单的发出单位，负责按工程项目及其联系单的发出序号保管原件；
5.5.4.2 回复文件应与原发出的工程（业务）联系单放在一起保管；
5.5.4.3发出部门应按工程项目编制工程（业务）联系单清单，放在保管联系单的文件册内。清单
应有项目名称、联系单编号、联系事项、经办人、发出时间、回复限期、收到回复日期、回复验证结果、验证人及日期内容；
5.5.4.4 项目经理准备工程竣工验收资料时，应向工程（业务）联系单的发出部门收集工程（业务）
联系单及回复文件的原件。发出部门应向项目经理移交，同时要求项目经理在工程（业务）联系单清单（作为移交依据）上签收。
5.5.4.5项目经理负责将该项目对外发出的所有工程（业务）联系单收集、汇编在项目竣工验收档
案内。
5.6 工作函
工作函是本公司用于与内部沟通的重要文件，具体使用按表格规定，主要用于各部门非工程业务方面的沟通交流。
6． 记录表式
“工程（业务）联系单”
“工作函”
“重大环境信息沟通登记表”
