2025年文秘公文写作基础知识(五篇)

人的记忆力会随着岁月的流逝而衰退，写作可以弥补记忆的不足，将曾经的人生经历和感悟记录下来，也便于保存一份美好的回忆。范文书写有哪些要求呢？我们怎样才能写好一篇范文呢？下面我给大家整理了一些优秀范文，希望能够帮助到大家，我们一起来看一看吧。

文秘公文写作基础知识篇一

办文是一项非常琐碎和辛苦的工作，要做好办文工作，必须练好三功：“坐功、咬功、忍功”。

坐功。就是要坐得住，能静下心来。许多公文非常枯燥，条文术语、格式、体例都有固定标准，上至国标，下至各种《办法》、《规定》，纷繁复杂，坐下来学进去很不容易，更不用说动笔写了。所以坐得住就成了办文工作的必修功夫。

咬功。就是咬文嚼字的功夫。办文有起草、校对、核稿等程序，哪个环节出点问题都不行，文种、格式、内容都不能出错，尤其是关键词句，如“不能、不要、而、还”等，如是缺字或连接词用错地方，轻者是文件收回销毁，如果产生极坏影响，将会受到极为严厉的处分，文字工作来不得半点马虎，这是咬功。

忍功。主要是两个方面：一方面要忍得住寂寞，忍得住琐细，忍得住劳累。星期天、节假日、加班到深更半夜是常有的事。另一方面还要忍得住领导的批评，甚至忍得住冤枉气。干得越多，出错的机会越大，挨批评几乎是不可避免的。为什么说还要受冤枉气，办公室工作是大家配合的，有办事、办文、办会的要求，公文办的好不保证其他地方不出差错，一旦出差错，在领导身边免不了受无枉之批，这就是吃苦受累、挨批评。当然，工作干得好，领导也不会吝惜表扬的，这时候也要忍住，不要太激动，忘乎所以。

以上说的三功，办文虽然辛苦，但我们一定要本着干一行爱一行的态度，高标准地干好本职工作和领导交办的任务，一定要记住和相信：多干活不吃亏，老实人不吃亏。

下面讲一下公文的基本知识。大致分三个部分：第一部分主要公文是什么，第二部分是公文的格式及注意事项，第三部分是简单介绍一下政协常用公文。

文秘公文写作基础知识篇二

大家首先要了解两个内容：（一）什么是文称。即公文种类的名称，如命令、决定、通报、函、意见等就是不同种类的公文，我们对它的命名就叫文称。不同的文称与其有不同的含义和功能，也具有自己独特行文的格式。（二）公文书面格式都包括哪些部分？公文一般由文头、行文、文尾三部分组成。文头部分包括：秘密等级和保密期限，紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。行文部分包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。文尾部分包括发范围、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（1）公文标题。标题是一篇公文点睛的部分，标题用得准确得当，就会给人行家里手的感觉。标题一般是公文内容的概括，它由三大部分组成，发文机关名称、事由（内容）和文种组成，俗称标题三要素，史主席经常批评我们的公文，大都是因为缺了第一块，发文机关名称。当然，在特殊情况下，公文标题三要素中的前两项也可省略，有的因为公文版头有发文机关名称，在标题上也有省去发文机关名称的如《关于×××等同志任职的通知》；有的省略了内容，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》；有的则以简单的文种出现，如公告、布告、通知、批复等；有的公文标题中，文种在前，如批转、转发的文件。

①介绍结构形式。如关于……、在……、为……等，这是最多、最常见的。

②偏正词组形式。多用于法律条例、规定、章程、计划等，如《中华人民共和国破产法》。

③主谓词组形式。多用于批转类及典型材料和调查，如《中共中央办公厅批转×××的报告》。

④主副标题，多用于讲话、报告、调查报告和经验介绍，

如：一颗丹心献给党

——×××同志在××××会议上的报告

标题在排列上，有直尺式、长短式、宝塔式、腰鼓式等排列形式，不管怎 样，一要注意美观、醒目；二是要注意不要把一个数字或一个名字破开；三是在公文标题中，除批转法律法规性文件外，一般不加书名号，如意见、报告等，标题中一般不加标点符号。

（2）主送机关。这是行文的对象，是要求主办和答复的单位，俗称抬头。一般下行文主送机关较多，上行文和平行文大都是向上级请示、陈述或与兄弟单位商洽某一具体事的，所以它的主送机关较少，一般只有一个；而请示性公文工具有一事一请求的要求，所以它的主送机关只能是一个，特殊的有《省委××部转呈省委》这主要是行文不能越级行文采取的特殊手法，主送机关其实是省委；双重领导的写主送和抄送机关，上级向下级行文时，应同时抄送另一个上级主管机关，主送机关有五种写法，特称：平顶山市委，并称：市委并市政府，转称：市委转报省委，泛称：各县（市）区党委，递降称：市、县、乡党委。

（3）正文  是文件的核心和主体部分，包括开头、中间和结束语。开头一般要求开门见山、直截了当、点出全文的主题思想，或目的，或问题，或结论；结束语一般是总结陈述性或提希望、提要求、或简短表态，要求意思表达清晰、完备，不能给人悬念，不要意尽言未尽。

公文正文拟写注意事项：①人名地名，数字引文准确，使用国家法定计量单位，引用公文应当先引用标题，再加上发文号、外文应当注明中文含义。②公文正文的结构层次序数，第一层是“一”，第二层是“（一）”，第三层是“1”，第四层是“（1）”，这只是一个顺序，可以跳用，但不能逆序。领导讲话、会议发言类文章中分层一般不超过3层。有几种特殊情况，如法规、规章一般用第几章、第几条，还有一是、二是，第一、第二等用法，甚至在一些讲话中，只用黑体字标注出段落标题而不用序号，显示文章的连贯性。③公文中的数字，除了成文日期、结构层序数和词、词组、贯用语缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（4）尾语。有些文种正文之后还要写上相应的尾语，如此令、特令，当否，请批示，请予批示等。

（5）附件标注。这是对附件名称与件数的说明，在正文左下角，附件有两种：一种是补充说明性，如文件、图表、材料节录等，另一种是用于向上级机关报送或向下级机关批转、转发的附件，它是正文的重要组成部分，文件本身只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

附件标注有两种形式，附：《………（附件名称）》×件

附：1、《     》×件

2、《     》×件

（1）发至范围。一般放在发文日期左侧下方，用括号括住，如（此件发至县团级）等，有些公文不需要标明发至范围，有主送、抄送机关就可以了。

（2）主题词。一般行政性公文版记之上都标注主题词，主题词标注的三大原则：一是能够表达出公文的说明要点；二是准确规范，一般使用主题词典里提供的专用词；三是对于必须使用新词的在新词后面加“△”标示。

（3）抄报抄送、抄发机关。是指除了主送机关外，与该公文有关的机关单位，即协助承办单位或需要知照公文内容但不需要办理、答复或执行的单位。除主送机关外，还需给其他上级机关（含不相隶属上级机关）的应列入抄报；需发送同级机关的列入抄送，发给下级机关的列入抄发。有些文件如简报、报告等，主送机关不在行文部分出现，则列入抄送（报、发）机关最前面。

抄报、报送、抄发不在同一行中连写，一般单独顶格书写。

（4）印刷版记。即印刷标记，包括印发机关、印发时间、印数。印发机关，一般是×××办公厅或×××办公室，印发时间是指开始印制时间，与发文日期可能不一致，写作×年×月×日印发，用阿拉伯数字。

以上说的是公文常用的标准格式及注意事项，除了标准格式外，不同的文种还有许多特殊要求，今天就不细说了，有兴趣的话大家下去多翻翻看看。公文用纸并不统一，省政府规定公文用a4纸，我们平顶山市a4、b5都有,不一定，但要保持公文格式的连续性，就是说同一种文体，你不能今天用a4、明天用b5，让人无所适从。

文秘公文写作基础知识篇三

公文就是公务活动中需要以文字和书面形式记录和运转并发挥应有作用的文稿。下面小编为你整理了公共基础知识公文写作，供大家参考。

1、定义：是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

2、定位：信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务，管理事务，综合服务”职能的重要手段，是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是对行政公文作用的必要补充;它不可能涵盖办公室的所有工作，但是办公室工作的重要组成部分;它不是辅助决策的唯一渠道，但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中，存在对信息工作定位及其理解的片面性，即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料，而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在乡镇和部门上报的信息中，多数是新闻报道式的会议信息，即х年х月х日开个什么会，хх领导讲了话，或者хх领导去检查什么工作，而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验，去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。在信息工作反映下情、辅助决策方面，昭通市政府办做得非常好，他们利用被列入国务院信息直报点的机遇，及时编写、上报各类信息，通过国务院领导批示等途径，促成了渔洞水库、巧威公路等重大建设项目中一些问题的解决，其中关于林业采伐政策的调研、扶贫攻坚进展情况等信息被国务院领导批示后促成了一些政策的出台。信息工作也先后获得省政府办公厅的特等奖、一等奖、二等奖。

一是各级领导越来越重视信息工作。信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点，越来越受到各级领导的重视。近年来，从国务院到省、市政府领导及办公厅(室)领导都反复强调和要求，要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容，使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道。从国务院到省、市政府办公厅(室)都设立了一定比例的信息直报点，将一些重点省、市、县(区)列为直报点，便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中，提供真实、及时的决策参考(如昭通、水富)。2002年，徐荣凯省长两次对信息工作作出重要批示，要求省委办公厅和省政府办公厅研究并主动做好信息上报工作，让党中央和国务院了解云南省的工作情况。县委、政府领导经常对信息工作提出明确、具体的要求，(张县长批示、我县的`成绩、名次)。建立了乡镇(部门)信息上报、采用台帐，实行县政府办文秘人员信息上报责任制，要求每位文秘人员每周撰写、上报信息不得少于1条，对全县办公室系统信息工作量化考核和稿酬奖励试行办法。发计、田坝等少数部门(乡镇)还实行了信息工作考核奖励制度，大多数部门和乡镇加强了信息报送工作。总的说来，信息工作已经逐步引起大家的高度重视。

二是政府工作越来越需要信息工作。首先，是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实，及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次，随着社会主义市场经济体制的日益完善，政府职能转变不断深化，政府决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策，对信息的需求量大、依赖程度高。第三，在经济全球化迅猛发展，经济转轨和社会转型加快的情况下，各种矛盾容易碰撞、激荡，社会容易失序，经济容易失调，人的心理容易失衡，新情况、新问题将层出不穷，领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息，以便预测走势，调整策略，指导决策。

1、讲话稿:主要有工作报告(政府工作报告)、会议讲话(报告)、汇报材料、传达提纲、述职报告等。

标题的写法：工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式(主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比如《解放思想、团结奋进，夺取改革开放和现代化建设的新胜利》，是主标题，副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题);还有一种常用的标题，就是讲话人+会议名称+文种构成，如《张县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》，简洁明了。

主体内容和基本要求：上年(上一阶段)工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。要分析形势，统一思想，安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话，还需要生动、富于感情。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。(脱稿讲话责任认定)

要具备的基本条件：一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观;二是要了解有关政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性;三是高度要站够，(高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病)，你如果是代县长拟讲话稿，就要站在县长的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究;你若是代书记拟讲话稿，就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲，二者是有差别的。

部门代拟讲话稿存在的突出问题：一是高度不够，二是不结合本县本工作实际，不具有针对性和操作性，三是提炼归纳不够，逻辑性不强(段落之间、层次之间)。比如，去年我们县召开了大规模、高规格的全县教育工作会议，总结近几年来的教育工作，出台一些新的开创性的重要政策措施(教师调整政策、稳定教师队伍的办法、实行中高考政府奖励政策等)。教育局很重视筹备工作，代县委政府主要领导拟的讲话稿先后修改了两次才送到两办，但最后修改很大，许多内容都没用，原因就在于没有结合我们的实际，没有突出我们的亮点(通篇基本讲的是党中央国务院关于教育发展的意见纲领精神)。

讲话稿的用语和感情问题：有人认为公文都是平铺直叙，没有感情的。其实不然，好的公文可以写得既朴实，又有文采，体现讲话人的心声;既有操作性，又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采，这是片面的看法。公文的写作特别是讲话稿的写作，要视讲话人的风格而定，有的领导喜欢引经据典，我们就要考虑和体现他的风格，有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办，现在网络可以帮忙，可以针对性的查阅、学习、选择。

文秘公文写作基础知识篇四

政协组织是非常特殊的组织，从性质上它是我国多党合作和政治协商的机构，又是最广泛的爱国统一战线组织，它具有团结、协商、建议、民主监督的作用，现在理论界称政协的规定、章程为软法，不像其它党政或人大等部门具有法定强制性，从层级上看，政协上下级是指导与被指导关系，不具有隶属关系，所以政协对外行文的种类和数量都相对较少，流程相对简单，在政协工作的办文人员，使用和接触的文种较少，对许多公文的格式内容也都相对比较陌生。

首先我们要了解，政协公文处理的常规程序和原则。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等工作。它有收文处理和发文处理两种流程。

收文包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。就是说秘书科收文后，先简单分类，交一名管文的办公室副主任签发拟办意见，然后交秘书长进行批办，重要文件可经秘书长拟办后交主席副主席批办，然后属于哪个部门承办，交给谁，办公室秘书科统一催办，办完后可以归档。三类文件政协应该归档立卷，一是涉及政协的，如市委“关于加强政协工作的意见”，政府的“关于加强提案办理工作的办法”等文件；二是政协人事变动的，如市委印发的涉及政协人事调整的文件；三是涉及各专委会职能的政策、法规、活动等，由各专委会自行保管，这是收文办理。收文不管最后交给谁，秘书科一定要登记文件最后流向。

发文办理包括拟稿、核稿、校对、签发、用印登记、封发、催办、注办、归卷等程序。对政协来说，一般性的公文由办公室各科或研究室或各专门委员会拟稿后，由第一责任人即副主任级的核稿、校对，由秘书长或秘书长授权副秘书长签发，对于重要文件，可能还要提请主席或主管副主席签发，对于各专委会自拟的通知、工作总结等须经专委会主任签发，最好能征求主管副主席的意见。所有外发性公文都要经秘书长签字同意，专委会自用的内发性公文由专委会主任签字即可。然后在秘书科登记付印，印完盖上印签后进行封发，需要注意的是正式文件的签批件一般都要交档案室归档。

下面，我讲一下政协常用公文的特点和写法。与政协无关的部分提一下，不详说。

1、总结

总结一般是本人或本单位撰写，一般用第一人称。

总结的正文，开头基本要求是开门见山，内容包括概要介绍基本情况、时间、地点、背景、工作进程、总体收获以及对之前工作的基本回顾和评价。

第二步就是写出成绩，做法、经验和体会，有的总结是把成绩、做法结合起来写，着重阐明成绩表现在哪些方面，是怎样取得的，也有的总结只写经验、体会或者原因，把成绩和做法当做具体事例作为经验、体会的具体说明。

结尾部分要写明当前存在的问题与今后的打算，要概括简洁。

2、简报

简报的基本要求：快、短、实、新，简报在座的基本都写过，简报的写法，有点类似于新闻的写法，对政协来说，市里新闻上领导一般只排到地厅级，在政协简报里应最少排到秘书长，各专委会自己组织的活动，本专委会主任也应写出来。其他要求，只要写清楚时间、地点，事件、会议或活动的主要做法、成绩就可以了。

3、述职报告

正文主要包括前言、主体、结尾，前言就是帽儿，主要说任职时间、主要职责、简要交代述职的内容和范围、主要工作力求简洁。

主体主要陈述履职情况，一是任职期间的具体工作、主要成绩和实践经验，二是存在的问题和教训，三是今后努力方向、工作打算等。

结尾就是通常所说的穿靴，总结上文，提出希望、口号等。

1、主持词

首先宣布会议开始，然后介绍参会人员，也可以先介绍参会人员，再进行正式会议。第一步是根据会议议程安排，按顺序列出所有内容，最后对会议或活动进行总结，提出号召或希望，在末尾一般对会议筹备服务人员进行感谢，结束语可以说些祝福的话。

2、开幕词

开幕词是大会发言的一种，是党政机关企事业单位、社会团体的领导人在会议开幕时所作的讲话，一般在称谓之后，直接宣布会议开幕，然后介绍与会者的身份、会议规模，表达对会议的祝贺。

主体部分则阐述会议的宗旨、议题等，说明会议要解决的问题和要达到的目标，最后提出会议的任务要求和希望，结束语一般用预祝大会取得圆满成功等祝贺词。

开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词都是致辞类，格式大致相同，只是内容侧重点有所不同而已。

文秘公文写作基础知识篇五

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。下面一起去了解一下文秘公文写作的基础知识吧！

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的.信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发;②具有法定的现实执行效用;③具有规范的体式;④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。