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员工档案整理规范 职工档案法篇一
实业集团有限公司 员工档案管理办法
第一章 总则
第一条 目的
加强员工档案信息统一管理，制定规范化、制度化、标准化的管理要求，为集团提供准确的、及时、完整的员工档案信息。
第二条 定义
员工档案管理是对所有员工有效信息资料的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析过程。
第三条 适用范围 适用于集团总部。
所属各公司可参照此制度执行，员工档案管理工作由相应的人力资源部门专人负责。
第四条 基本原则
（一）保密性原则。员工档案信息管理部门对所管理的员工档案信息必须严格保密，不得擅自向外扩散。
（二）真实性原则。员工档案信息的采集必须由本人或所在部门提供，提供的档案信息应该与本人所持相关证件保持一致，员工档案信息管理部门应及时对员工档案信息更行更新，以确保档案的真实、可靠性。
（三）可控性原则。所有员工档案的建立、整理、流转、借阅、销毁等必须严格按规定的流程进行，确保员工档案信息处于可控状态。
第二章 员工档案分类
第五条 员工档案分类
（一）电子档案
员工电子档案信息指记录用于集团人员统一管理的，但无法
用文本记录的或不适合文本记录的各类员工信息。包括：员工指纹信息、员工工号牌、员工工资银行卡号、各类员工信息报表等。
（二）纸质档案
纸质档案是指用于集团人员统一管理而建立收集的有关员工入职及之后的基本情况、证明资料、考核异动、审核审查等文本资料。主要由以下组成：
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、履历记录、自传资料信息；
2.岗位描述与人员编制信息； 3.员工招聘信息；
4.专业技术职称聘任信息； 5.员工绩效管理信息； 6.考勤管理信息；
7.薪资福利调整信息； 8.合同管理信息； 9.培训管理信息；
10.员工职业发展信息； 11.员工异动信息； 12.社会保险信息；
13.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的信息；
14.其它相关信息。
第三章 职责权限
第六条 责权划分
（一）分级管理
1.集团总部、所属各公司各职能部门负责人（含副职）以上人员档案，由集团人力资源中心管理。
2.所属各公司职能部门负责人以下人员档案遵循本办法要求，由本级人力资源部门自行管理。
3.集团总部各中心/部门人员档案由集团人力资源中心管理。
（二）员工档案建立责任分工
集团总部员工档案的建立、管理工作由集团人力资源中心专人负责，所属各公司由其本单位人力资源部门在集团人力资源中心指导下完成对本单位中层及以下员工的档案建立工作。
（三）员工档案更新责任分工
集团各中心、所属各公司指派专人负责本单位员工档案的收集、更新并将更新后的电子档案（附件
1、附件2）、纸质档案按规定时间移交集团人力资源中心。
第七条 调阅权限划分
（一）副总裁以上级别领导可以调阅所有员工档案。
（二）人力资源中心主任可以调阅所有员工档案，其中调阅副总裁以上级别员工档案需在调阅记录（附表3）上备案。
（三）人力资源中心人事专员在取得授权后可调阅所有员工档案并在调阅记录备案。
（四）各职能部门负责人经审批有权调阅本部门或本系统员工档案。需调阅其他部门或系统员工档案须取得授权。
（五）普通员工无权调阅自己或其他员工任何档案信息。
第四章 员工档案的收集
第八条 档案收集
（一）员工档案收集的内容（具体见第二章第五条）：
（二）档案收集方式 1.统一收集
由人力资源中心人事专员负责员工档案信息的采集和收集。2.部门收集
形成档案的相关部门应按集团人力资源中心规定的填写要求和日期将本部门新入职（或更新）员工档案提报集团人力资源中心。
3.个人送交
个人档案信息发生变化，当事人应及时将本人档案信息提交人力资源中心人事专员（例：奖、惩记录、聘任信息、资格认证等）。
（三）档案收集的要求
1.员工档案的收集要求完整齐全、真实、文字清楚。
2.员工档案材料，凡规定由单位盖章的，必须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。
3.员工档案的格式必须按人力资源中心要求严格填写。
4.员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。凡归档的纸质资料应统一使用a4规格办公用纸，用钢笔或碳素笔誊写，不得使用铅笔、红色墨水及复印纸书写。
（四）档案收集工作流程
1.集团总部新入职员工档案收集流程（1）提供：新入职员工
要求：新入职员工按人力资源中心入职通知要求于入职当日到人力资源中心提供本人档案信息（含必须提供的电子档案信息），并在提供的档案信息上签字予以确认。新入职员工如因客观原因不能出具相关档案信息的在入职一周内补齐。
（2）审核：人力资源中心人事专员对员工提供档案的真实情况进行审查落实。
（3）整理：人力资源中心人事专员按员工职级及系列等进行相关档案整理及分类。
2.员工档案（更新）的收集流程（1）提供：
集团总部：各中心、部室指定对接人。
所属各公司：本单位人力资源管理部门（行政办公室）对接人。
要求：各部门按人力资源中心要求收集本部门员工档案信息，并按规定日期提交人力资源中心人事专员；在人力资源中心形成员工档案基础信息后，各部门需按月度将本单位员工异动相关信息按时提交，以保证员工档案的完整性和准确性。
（2）审核：
集团总部：各中心部门负责人（或指定的对接人）、集团人力资源中心人事专员对员工档案更新信息进行审核。
所属各公司：本单位人力资源管理部门负责人（行政办公室负责人）、集团人力资源中心人事专员对员工档案更新信息进行审核。
（3）整理：人力资源中心人事专员对更新的人事档案进行统一整理，分在归档保存。
第五章 档案归类整理
第九条 档案的归档
（一）人力资源中心人事专员对新归档人员资料要进行认真核对，保证资料的真实、清楚、齐备，特别是对任免、职称、薪资、党团等资料，发现与介绍情况不符的要及时与有关单位联系纠正，核实无误后归档；
（二）档案材料收集、归档后，人事专员应在档案盒（袋）上详细填写档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列。
（三）人事专员应及时将档案信息归档记录并录入微机，保证纸质档案和电子档案信息一致。
（四）人事专员每周统计上周退档、归档人员清单（附表4），退档员工档案应单独存放，月底进行月度汇总报人力资源中心主任。
第十条 档案保存
（一）条件
员工档案存放应做到防潮、防晒、防虫、防盗，保证员工档案安全。
（二）要求
1.员工档案的保管应由专人负责，非专管人员不得擅自查阅员工档案。
2.严禁任何人私自保存个人或他人档案或档案资料，不得利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，应予严肃处理。对违反法律者，依法处理。
（三）保存期限
1.已办理离职手续的员工，其员工档案要另行存放，保存期限为一年，以办理离职手续的日期为准。
2.未办理离职手续（含死亡）但实际已离开集团的员工，其档案保存期为二年，以当事人所在部门出具的离开部门的时间为准。
第十一条 档案资料的销毁
（一）销毁条件
当发生员工离职、死亡情况时，集团人事档案管理部门可对员工档案按保存期限进行销毁。
（二）销毁工作流程
1.申请：人力资源中心人事专员接受掌握员工具体信息，对发生上述情况的员工档案，提出销毁申请；
2.销毁档案筛选：员工辞职、自动离职、开除及解除劳动合同后，超过一年时，管理档案的人事专员应于每年12月份对全体员工档案进行清理，对符合销毁条件的进行筛选。
3.审核审批：筛选后的员工花名册报由集团人力资源中心主任审核，人力副总裁审批。
4.销毁：人力资源中心人事专员根据审批后的花名册负责退档销毁，销毁档案要保留目录。
第六章 档案借阅应用
第十二条 档案借阅规定
（一）员工档案原则上不允许带出人力资源中心，如因工作需要带出必须经相关领导批准。
（二）员工档案在借阅期间禁止涂改、裁剪、撕毁等，确保档案安全、完整。
（三）借阅档案必须严格按照集团档案借阅手续办理，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核实，发现问题及时追查。
（四）因工作需要复制档案的，须经相关领导会签后方可复制。
第十三条 档案借阅流程
（一）借阅申请：由档案借阅部门负责人或借阅人填写申请表。
（二）审批：借阅本部门或本系统员工档案需经人力资源中
心人事专员审核，人力资源中心主任审批；借阅其他部门员工档案需要人力资源中心中主任审核，人力副总裁审批；因工作需要需复制档案资料的，需经人力资源中心主任审核，人力副总裁审批。
（三）借取：人力资源中心人事专员审核借阅申请表借阅期限和主管领导签字无误后进行档案借阅手续办理。
（四）归还：档案借阅人（部门）严格按申请表借阅期限归还。
（五）催要：在借阅期限到期前一个工作日，人事专员电话进行提醒，到期当日催还。
（六）存档：人事专员接到归还档案时要严格检查有无缺损、涂改，保证档案完整的前提下归档。
（七）延期：因工作需要不能按期归还的，档案借阅人（部门）需在到期前一个工作日内重新填写借阅申请表。
（八）备案：所有档案借阅人事专员必须在档案借阅记录上备案。
第七章 附则
第十四条 本办法管理
（一）本办法由人力资源中心归口管理，解释权归人力资源中心。
（二）以往相关文件自行废止，现行其他文件与本办法发生冲突的以本文件为准。
附件1：《员工异动汇总表》
附件2：《月度员工基础信息汇总表》
附件3：《员工档案借阅记录表》
附件4：《归档退档人员清单》
附件5：《员工档案借阅审批表》
员工档案整理规范 职工档案法篇二
员工档案管理办法。
第一条 档案工作任务
1保管员工档案；
2收集、鉴别和整理员工档案材料；
3办理员工档案的查阅、借用和转递；
4通过档案熟悉员工，为人事工作提供情况；
5逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。
第二条 档案材料内容：
1履历表；
2自传；
3鉴定；
4考核材料；
5政治历史问题的审查及甄别、复查材料；
6参加党、团材料；
7奖励及先进事迹材料；
8处分、取消处分材料；
9招聘、转正定级、吸收录用审批表、任免报告表、考评技术资格、学位审批表、出国人员审批表、调整工资审批表、离休退休、辞职审批表等；
10其他可供组织上参考的材料，如员工个人写的思想、工作、学习总结、检查等。形成以上档案材料的部门和职能人员应及时将完备的材料转交档案室存档。
第三条 档案的管理
员工档案按照管理(任免)权限实行分级管理。
1正、副总监以上领导档案，报送总公司人事部。
2物业管理有限公司部门经理以下员工档案，由各单位人事部门自行管理。3根据人事回避原则，档案管理人员的档案由人事部领导直接保管。4出国(境)不归及死亡员工档案仍按上述分工管理。
5员工辞职、自动离职、开除公职、降名及解除劳动合同后，档案管理人员于15日内将其档案转至户口所在地的街道办事处保管。把物业管理站点加入收藏夹
第四条 档案材料的收集和归档
1人事档案管理人员要根据档案管理规定，通过有关部门收集入档材料。有关部门应积极配合，档案管理人员对归档材料应及时归档。
2凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整，用钢笔或毛笔誊写(不得用圆珠笔、铅笔等书写)，并经组织审查盖章或本人签字后生效，否则不得归档。
3员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。
第五条 档案的保管
1员工档案由人事部门设专人保管，档案管理人员必须是中共正式党员。：考试大
2员工档案应存入保险柜。档案室必须坚固适用，有防盗、防火、防潮等安全措施。3对保管的档案要逐一登记造册、编号，每年检查一次，发现缺少，及时查找。4档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。
5严禁任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，视情节轻重，给予严肃处理。
6逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第六条 档案的查阅和借用考试大论坛
1外单位前来查阅员工档案须凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信，并经人事部门领导批准。
2大厦部门领导和党组织、纪检人员查阅员工档案应经人事部门领导批准。
3档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4员工档案一般不外借，特殊情况，经人事部门领导批准亦可借阅，但必须严格履行登记手续，按期归还。
5私人不得查阅或借用员工本人及其亲属的档案。
6查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。本文来源:考试大网
第七条 档案的接收与转递来源：考试大
1员工试用期满转正后，应及时到人事档案室办理档案调入手续，档案管理人员接收档案后应及时进行登记，并将档案回执及时退回原单位。
2员工调出或辞职后，档案管理人员要及时办理档案转递手续。
3员工档案转递应密封，一般应通过机要交通转递，也可由组织指派专人传送，但不得由员工本人自带。：考试大的美女编辑们
4有关职能部门应及时将员工奖励材料、入党团的材料转交档案室存档。
第八条 档案工作人员守则
1认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。
2热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作服务。
3保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。：考试大
4严格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露档案内容，无关人员不得进入档案室。5坚持原则，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
员工档案管理办法
2007-12-10 13:57
1目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。
2范围
公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。
3解释
人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。
4权责
4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。
4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。
4．3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。
5工作内容
5.1人事档案
5.1.1人事档案的调转
5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。
5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。
5.1.2 人事档案的管理
人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。
5.2 人事管理档案
5.2.1人事管理档案的建立
5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。
5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。
5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财
务人员同时需收取担保文件。
5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。
5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。
5.2.1.6 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。
5.2.2人事管理档案的健全、更新
5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。
5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。
5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。
5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。
5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。
5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。
5.3人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理
5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案：
a.了解所属员工基本情况；
b.员工晋升、降职；
c.员工奖惩；
d.员工调动。
5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续
5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续
a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。
b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。
5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续
a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。
b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。
d.归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。
e.因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。
5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。
5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。
5.4离职人员档案的处理
5.4.1 退档手续的办理
离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。
5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。
5.5 证件的借用、归还程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。
5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。
5.5.3证件的归还
5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。
5.6 档案的统计、清点
5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。
5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。
5.6.3每年一月份，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。
5.6.4人事管理档案保存期限：
a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算；
b.未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。
5.6.5 每年三月份，对上年度已超出保存期限的档案统一进行销毁。
5.7 本办法自颁布之日起开始执行。
6.相关表单
6.1 《人事（管理）档案资料移交清单》
6.2 《人事管理档案分类目录》
6.3 《人员薪资/异动变化记录表》
6.4 《人事(管理)档案查阅/借阅单》
员工档案整理规范 职工档案法篇三
员工档案管理办法
目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。2 范围
公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。3解释
人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。4 权责
4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。
4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。
4．3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。5 工作内容 5.1人事档案 5.1.1人事档案的调转
5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。
5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。5.1.2 人事档案的管理
人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。5.2 人事管理档案 5.2.1人事管理档案的建立
5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。
5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。
5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。
5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。5.2.1.6 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。5.2.2
人事管理档案的健全、更新
5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。
5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。
5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。
5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。
5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。
5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。
5.3
人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案： a.了解所属员工基本情况； b.员工晋升、降职； c.员工奖惩； d.员工调动。
5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续 5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续
a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。
5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续
a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。
c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。
d.归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。
e.因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。
5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。5.4
离职人员档案的处理 5.4.1 退档手续的办理
离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。
5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。5.5 证件的借用、归还程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。
5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。5.5.3证件的归还
5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。5.6 档案的统计、清点
5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。
5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。5.6.3每年一月份，对档案进行清点。统计上归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。5.6.4人事管理档案保存期限：
a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算；
b.未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。5.6.5 每年三月份，对上已超出保存期限的档案统一进行销毁。5.7 本办法自颁布之日起开始执行。6.相关表单
6.1 《人事（管理）档案资料移交清单》 6.2 《人事管理档案分类目录》 6.3 《人员薪资/异动变化记录表》 6.4 《人事(管理)档案查阅/借阅单》
员工档案整理规范 职工档案法篇四
员工档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强企业员工档案管理，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制定本办法。
第二条 本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。员工从公司离职后，员工档案中的有关材料要装入其原始人事档案中随转。
第三条 员工档案管理工作必须贯彻执行国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 档案内容
第四条 员工入职履历材料（编号：hr-pf-01）
收集整理顺序为职位申请登记表；身份证、学历证书、学位证书、资格证书复印件；报到证；解除/终止劳动合同证明；员工面试测评表；员工素质测评表；员工背景调查表；体检合格证明等。
第五条 员工在职异动材料（编号：hr-pf-02）
收集整理顺序为劳动合同；员工登记表；人事通知书；转正申请表；职务任免决定；员工工资变动表；辞职报告；离职面谈记录等。
第六条 员工考核鉴定材料（编号：hr-pf-04）
按考核时间顺序收集整理考核材料，包括员工转正考核表；月份、季度、绩效考评表；因需要进行的不定期考察中形成的考察材料等。
第七条 员工奖惩材料（编号：hr-pf-03）
收集整理顺序为奖惩审批表；奖惩决定；事迹报告；个人检查等文字材料。第八条 员工培训材料（编号：hr-pf-05）
收集整理顺序为新员工职前培训表；三级安全教育卡；员工培训记录表；外派培训审批表；培训协议书；培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等。
第九条 职业生涯规划材料（编号：hr-pf-06）
收集整理核心人才进行的职业生涯规划材料，包括职业生涯规划手册等。第十条 其他可供企业参考的材料（编号：hr-pf-07）
其它对企业发展、员工状态把握有价值的、有必要保存的材料。
第三章 档案的整理、保管与销毁
第十一条 公司管理部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十二条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的完整、真实、文字清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。
第十三条 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。
第十四条 员工档案材料的载体一律使用a4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊，对规定的违反人要视情节及产生的后果进行严肃处理。违犯法律的，要依法追究其刑事责任。
第十六条 员工从本单位离职后，应将其档案材料封存并至少保管三年。
第十七条 员工档案的保管要做好防火、防潮、防蛀、防盗等工作。
第十八条 按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经公司总经理批准。
第四章 档案管理
第十九条 集团管理中心及各公司行政人事部门是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。
第二十条 各公司下属部门要配合本公司行政人事部门收集员工档案材料，行政人事部门应及时进行分类归档，核心人才的有关档案材料须交集团公司管理中心存档。
第二十一条 员工档案只对行政人事部门工作人员、主管副总经理、总经理公开。因工作需要查阅员工档案者，必须经本单位总经理书面批准并严格遵守公司保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者将按产生的后果追究当事人一切责任。
第二十二条 档案除特殊情况外一般不借出查阅；如必须借出查阅时，查阅人要提出书面申请，并严格履行登记手续，限期归还，并不得擅自转借他人。
第五章 监督检查
第二十三条 各公司应加强对员工档案材料收集归档工作的监督和检查，支持行政人事部门档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。
第二十四条 为维护员工档案的真实性，各公司对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。
第二十五条 员工档案管理人员，应忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、3
严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。
第六章 附 则
第二十六条 本办法由集团管理中心制定和修订并负责解释。第二十七条 本办法自发布之日起施行。
员工档案整理规范 职工档案法篇五
公司员工档案管理办法
为了统一人事档案信息管理，及时把握员工队伍的动态，在各部门单位制定原有档案管理办法的基础上，公司采取统一的员工档案管理流程。相关内容如下：
1、由公司行政部门负责制定公司统一格式的员工档案表（员工信息登记表和员工入职登记表），并将档案表格式以电子稿的形式传发至各部门单位。
2、各部门单位及时协助公司行政部门对现有员工进行详细的档案信息登记。登记完毕后，由相关工作人员将已登记的档案信息表以电子稿的形式传至公司行政部门备案。
3、针对新进员工，各部门单位应在招聘录用结束之后，及时按照统一格式填写、登记新员工的档案信息，并在第一时间内由本部门单位相关工作人员以电子稿形式传至公司行政部门，以便公司统一管理。
4、对于离职员工，各部门单位应在员工离职后第一时间将离职员工信息传至公司行政部门，方便公司及时修改员工档案。
5、员工工作出现公司内部调整变动时，由所涉部门单位及时填写相应的工作调动单，并以电子稿的形式传至公司行政部门，以便公司及时调整员工档案。
以上内容如有未尽之处，望各部门单位予以协助。
签发人：
龙辇企业行政办公室2010.05.31
