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在日常学习、工作或生活中，大家总少不了接触作文或者范文吧，通过文章可以把我们那些零零散散的思想，聚集在一块。那么我们该如何写一篇较为完美的范文呢？下面是小编为大家收集的优秀范文，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
商务函格式篇一
;商务公函格式范文
中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
中国科学院××研究所（盖章）
××年×月×日
函
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
函的特点：
（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
函的分类：
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
函的结构、内容和写法：
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
撰写函件应注意的问题：
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎
恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
相关热词搜索：;商务函格式篇二
商务公函有分中文商务信函和英文商务信函，下面小编就一一给大家讲解商务信函格式，希望大家喜欢。
商务信函写作格式，署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
日期：date: 23 december xx
地址：mr. james green
sales manager
bbb plc
称谓：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)
标题(可以不要)
正文
best wishes
yours sincerely,
(signature)
ms. gillian janes
personnel nanager
yours faithfully
(signature)
for ms. gillian jones
personnel manager
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
①向收信人问候;
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
商务函格式篇三
商务公函如何写?公函有什么格式吗?下面请看小编给大家整理收集的商务公函格式，供大家阅读参考。
商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。
公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。
①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。
③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用“特此复函”。
④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的'签名以及日期。
××公司：
贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
××公司
×年×月×日
商务函格式篇四
致函
致：x小姐经纪人
事由：双方合作愉快谨表谢意，并诚挚表达继续合作之意愿
您好!
x小姐的加盟一定程度提升了y品牌的美誉度，也促进了产品的整体销售。因此，无论是从x小姐的社会影响力，还是从y品牌的持续性和深入性发展来考虑，本公司都诚挚希望双方能够继续合作。
合作求共赢，双方互促进。y企业作为中国z行业的高端品牌，是知识产权优势企业。双方合作以来，在家装建材的铝门窗领域，y已发展成为消费者首选品牌之一。随着家装市场的蓬勃发展，y门窗产品已经进入了千家万户。作为品牌形象代言人，x小姐的形象也更为广泛的得到展示，其魅力也更为长期而深远的得到传播。
适逢今年是y企业进驻中国五周年之际，公司将进行面向全国的大型宣传及促销活动，并且在随后的几年里将大量品牌宣传与投入持续进行下去，y品牌将进入跨越式高速发展阶段。y企业再次诚挚邀请x小姐加盟，但鉴于公司营销规划的预算，希望双方仍旧能以上一个合同期的价格继续合作关系，双方互惠互利，共同发展。
五周年庆活动开展在即，如果未能得到x小姐的合作认同意向，为了工作的需要，为了品牌发展，只能作出更换形象代言人的选择，实非首选，请予考虑。
y公司
某年某月某日
商务函格式篇五
营业执照注册登记号：_____________
注册地点：_______________________
邮政编码：_______________________
法人代表：_______________________
乙方单位：_______________________
营业执照注册登记号：_____________
注册地点：_______________________
邮政编码：_______________________
法人代表：_______________________
第一章 前言
第一条 甲方是正式授权的行业商务互联网一级中心，是本市进行行业商务互联网运营的唯一指定城市级机构。
第二条 乙方是具有独立民事行为能力的法人或自然人，符合行业商务互联网对行业互联网加盟单位资格审定的要求，充分理解行业商务互联网的发展理念和经营思想。
第三条 甲方和乙方遵守中华人民共和国法律、法规及有关政策。鉴于以上情况，根据《商业特许经营管理办法》(试行)的规定，特订立以下条款，以供双方共同恪守。
第二章 释义
第四条 商标：行业商务互联网的专有商标以及任何同该商标有关的标志、记号、样式、标签、招牌和其他特殊标记。
第五条 应用费：乙方为获得行业商务互联网区域经营权，获得行业商务互联网授权及一级中心提供的产品及服务，向甲方交纳的费用。
第三章 区域服务权的授予
第六条 在本合同有效期内，行业商务互联网特许内容为：
1.乙方可使用行业商务互联网对行业商务互联网区域二级中心的授权，进行行业商务互联网的相关经营以获得相应的经营收益。
2.乙方可使用行业商务互联网对行业商务互联网区域二级中心的授权，以方便在行业商务互联网的经营中与全国各级中心的合作。
3.乙方可为入网的行业商务互联网用户提供“行业商务互联网标准平台”系统使用软件。
4.乙方可为入网的行业商务互联网用户提供中文网址分配和同步中文邮箱的分配。
5.乙方可按照行业商务互联网给区域二级中心的优惠价格获得软件开发项目的技术支持。
6.乙方可按照行业商务互联网对行业商务互联网统一规划，在授权区域内发展区域行业商务互联网项目，以获得相应的经营收益。
7.乙方享受甲方市场支持内容为：甲方接受乙方提出的市场支持的申请，并视情况提供支持(无偿或有偿);乙方享受甲方定期传递的各区域中心的市场发展通报(无偿)。
8.乙方享受甲方提供的一级中心系统的安装、调试、运行。
9.乙方享受甲方提供的24__7的技术热线支持。
10.乙方享受甲方定期提供的技术培训及业务培训。
第七条 本特许除用于组建区域二级中心进行行业商务互联网的经营活动外，不得用于其他用途。
第八条 本授权不得出售或分割出售;未经甲方书面同意，本授权不得转让。
第九条 订立本合同并未涉及对其所拥有的专有技术、软件产品、商标、商号名称及企业形象识别系统在任何所有权方面给予转让和转移。
第四章 加盟区域和使用方法
第十条 乙方的经营区域限于____________________地区。
第十一条 乙方在规定区域内，使用甲方授予的特权进行地域性的经营活动。
超越加盟区域(见第四章第十一条)。
将行业商务互联网的专有技术、软件产品非法拷贝、出售。
未经行业商务互联网书面同意，擅自向第三者泄露、传递以及为第三者或帮助第三者模仿行业商务互联网的专有技术、软件产品、商标、商号、名称及企业形象识别系统。
损害行业商务互联网的形象、商标、商号名称和商誉及损害特许经营体系的形象和商誉的行为。
第五章 商标及商号名称的使用承诺
第十三条 甲方承诺：在本合同有效期内，乙方可以依照特许合同使用行业商务互联网的统一的商标、商号名称及企业形象识别系统，用于组建区域二级中心的登记注册、室内外装修和陈设、招牌、宣传资料及物品。
第十四条乙方承诺：当本合同提前解除或期限届满，自终止日起，没有行业商务互联网的书面授权，乙方应立即无条件停止使用并注销行业商务互联网的商标、商号名称、企业形象识别系统及其它与行业商务互联网有关的授权内容。
第六章 应用费
第十五条 甲方授权乙方为行业商务互联网____二级中心，可业务拓展的具体区域包括：__________。
加盟方式为________加盟。(请填写年度加盟或长期加盟。)
第十七条 乙方必须在签订本合同的5个工作日内向甲方汇出应用费人民币____万元。长期加盟的二级中心自_______年____月____日至_______年____月____日支付余款_________万元。
第十八条 除非因甲方违约导致合同提前解除，否则不论合同提前解除或期限届满终止，应用费均不再退还乙方。
第七章 指导和帮助
第十九条 本合同一经签订，甲方应当向乙方提供行业商务互联网的专有技术、商标、商号名称、以及有关的文件资料。
第二十条 乙方应当自行办理从事经营所必需的企业法人营业执照、计算机信息服务的批文或许可证，以及其它法定证照。
第二十一条 乙方在办理计算机信息服务的批文或许可证的过程中遇到困难，可以向甲方申请协助，甲方将尽力予以指导和协助。
第八章 保密
第二十二条 乙方应对涉及行业商务互联网的专有技术、软件产品、商标、商号名称及企业形象识别系统的任何资料采取保密措施，未经行业商务互联网书面同意，不得复制、传播及向第三方透漏。
第九章 双方职责
第二十三条 甲方的职责
协助乙方拟定业务发展计划及提供经营指导;
人员技术培训及业务培训等教育培训;
广告宣传和促销活动计划的制定;
提供特许合同所涉及的技术支持;
传送各区域中心的市场状况分析报告及有针对性的解决方案。
第二十四条 乙方职责
配备相应人员在区域内进行项目拓展;
区域用户的建立与开拓;
区域营销方案的制定与执行;
区域范围内项目的实施及维护;
区域市场的监督与打假，维护品牌市场的有序性。
第十章 合同的成立与生效条件
第二十五条 双方签字盖章后本合同成立。
第二十六条 本合同自首付款到帐之日起生效。
第十一章 合同的变更和解除
第二十七条 经双方协商同意，可以变更本合同;
第二十八条 甲方有下列情况之一，乙方有权单方面解除本合同：
未向乙方提供合同约定的相关教育培训。
未提供相关文件和资料。
违反本合同约定的其它条款。
第二十九条 乙方有下列情况之一，甲方有权单方面解除本合同：
未按期交纳应用费。
擅自转让、出售或分割出售所获得的区域经营权。
违反本合同约定的其他条款。
第十二章 违约责任
第三十条 任何一方违反本合同之约定都应当承担违约责任并赔偿损失。
第三十一条 因不可抗力因素导致本合同不能履行，根据不可抗力的影响程度，部分或全部免除违约责任。
第十三章 纠纷的处理
第三十二条 双方一致同意：对因本合同或与本合同有关的争议，双方协商解决;不能和解的，依据《中华人民共和国仲裁法》，由当地仲裁委员会进行仲裁。
第十四章 其它
第三十三条 本合同一式贰份，一经签署，均具有同等法律效力。
法定代表人：________ 法定代表人：________
开户银行：__________ 开户银行：__________
公司印章：__________ 公司印章：__________
商务函格式篇六
美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象，那么商务书信的整体格式是怎样的?下面小编就为大家细细说来吧!
在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。
一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。 传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
日期的书写有以下两种模式：“12 june 1998”[日-月-年]或“june 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。
收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。 传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。
在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。 如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。
商业信件和传真常用以下方式开头：
4、dear sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。
称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。
传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。
一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“yours sincerely”或“yours faithfully”。称呼为“dear mr/mrs/miss/ms…”时结尾用“yours sincerely”。称呼为“ dear sir/sir or madam/sirs”时结尾则用“yours faithfully”。
写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：
yours faithfully
yvonne chong
ms yvonne chong
regional sales manager (singapore)
信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的'姓名、职衔及/或部门。
下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。
口述员 打字员 姓名缩写
- sim loo lee sll
员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：
·estimate enclosed
·2 enc./enclosuree 2
·enclosure
·enclosures:
1. 2000 price list
2. catalogue
如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(复写本;副本)。有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”(“blind carbon copy”无信头副本)代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的下方。
mrs. h itakura
page 2
14 june 200-
在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。
信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。
传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。
在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。
使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词(包括客户姓名的首字母缩写)后面都要加点号(如mr., co., ltd., st., rd.等，又如mr. j. r. liu)。
商务函格式篇七
今天，cn人才网小编给大家介绍的是商务公函格式和范文，希望对大家有帮助。
商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。
公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。
①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。
③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用“特此复函”。
④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
公函
××公司：
贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
××公司
×年×月×日
函
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
函的`特点：
(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
函的分类：
函可以从不同角度分类：
(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
商务函格式篇八
;商务函的格式及范文格式
商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联络商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问习题、处理详细交易事项。其品种包括联络函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一)语气白话性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华美的词句。所
以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者详细的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语准确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，其实不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为别人考虑，多谅解对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
(五)格式标准性
商务信函构造类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须按照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语
言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言标准和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应互相尊重，以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、题目、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1.发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联络信息。
2.题目
作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有题目。题目位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过题目就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函题目有以下两种形式：
(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。
3.函号
函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在题目右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx)“函第x号”的形式;二是采用直接编号的形式，如“第x号”。
4.称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在题目或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：
(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)详细称谓。即详细指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与亲密关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体，叙述商务往来联络的实质问习题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。假如是初次联络，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。假如是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：
(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、
原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述详细事项，或是针对所要商洽的问习题或联络事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问习题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
假如正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式构造，假如正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式构造。
3结尾语
正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如恳求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不惜赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求得当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1.祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者本身的请候语和收信人的安好语两部分：
(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”等。
(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2.签署
签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。
3.日期
日期一般是发信详细时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：
(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx年8月18日。
(3)国际规范简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20xx年08月18日。
无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20xx年08月08日，不能写成“08年08月08日”。
4.--
--是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。假如需要标注--的，在信函签署的下方可以标注--。假如--是两个以上的，要分别标注--一、--二等。
范文格式：
道歉函
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问习题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司20xx年8月9日
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