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客户档案管理制度文件篇一
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。
3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。
3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。
3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。
3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。
4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。
4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。
4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。
4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。
4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。
4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。
4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。
4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。
4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。
4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。
4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。
4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。
4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。
4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。
4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的.整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。
5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。
5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。
5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。
客户档案管理制度文件篇二
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责
四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第十条档案归档范围及归档时间
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
(四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
(三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
一、立卷原则
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
(一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)
(二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。
仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;
七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;
十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。
一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;
二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;
七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:
(一)涉及公司商业机密;
(二)涉及公司专利或技术秘密;
(三)涉及公司员工个人隐私;
(四)档案形成部门规定限制使用。
公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;
四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程
档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
(二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;
(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
(六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。
第二十四条本制度自印发之日起执行。
附表:一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
客户档案管理制度文件篇三
为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。
本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。
3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。
(1)凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。
(2)建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。
(3)安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
(4)公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。
4.1安全生产档案范围包括以下内容：
1)基础档案
(1)企业基本情况；
(2)厂区平面布置图；
(3)主要管理人员登记表；
(4)企业证照文书；
(5)危险化学品登记证；
(6)职业危害申报表及申报回执单；
(7)应急预案备案回执单；
(8)重点部位、关键装置和危险岗位一览表；
(10)特种设备登记表；
(11)特种作业人员登记表(附操作证复印件)。
2)组织机构
(1)安全生产组织架构图；
(2)关于成立安全生产领导小组的通知；
(3)关于任命安全生产管理人员的决定；
(4)关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。
(5)其他与安全组织有关的内容。
3)安全职责
各部门、各级人员安全生产职责
4)安全管理制度
安全标准化规定的安全管理制度。
5)安全操作规程
6)教育培训
(1)企业安全教育培训计划；
(2)企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；
(3)员工三级教育培训卡；
(4)员工三级安全教育培训记录；
(5)特种作业人员安全教育培训记录；
(6)复转岗、“四新”安全教育培训记录；
(7)日常安全、宣传、教育培训记录及总结；
(8)应急救援预案演练记录及总结，
(9)其他安全培训记录。
7)安全检查
(2)企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；
(3)安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
(4)安全检查及整改通知书(企业自检部分)。
(5)车间(部门)、班组例行安全检查记录；
(6)各专项安全检查的计划安排、检查记录；
(7)安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；
(8)各项安全检查的处理情况及整改验收记录；
(9)各项安全检查的总结汇报材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的计划及专项安全投入计划；
(2)安全、宣传、教育培训投入的情况记录；
(3)安全隐患整改方面的投入记录；
(4)劳动防护用品方面的投入记录；
(5)安全防护设备、设施方面的投入记录；
(6)安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；
(7)其他与安全有关的投入。
9)“三同时”
(2)“三同时”项目的设计图纸及相关资料；
(3)“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；
(4)其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
10)防护装置(含职业卫生设备、下同)
(1)各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；
(2)各类安全防护设备运行维护保养情况记录；
(3)应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；
(4)其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；
11)特种设备
(1)特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；
(2)特种设备的定期检验记录；
(3)特种设备的日常使用及维护保养记录；
(5)特种设备运行故障和事故记录。
12)安全用电
(1)变、配电室运行状况记录。
(2)临时用电申请及拆除记录；
(3)配电柜(箱)、控制柜(箱)等用电设施运行记录；
(4)变配电室平面图及供电系统图。
13)工伤保险
(1)参加工伤保险员工的名单；
(2)企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；
(3)发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；
(4)其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
14)职业病防治
(1)本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的`职业病种类；
(2)产生职业病危害的岗位的预防措施情况；
(3)产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；
(4)接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；
(5)确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；
(6)其他与职业病防治相关的文件、材料。
15)劳动防护用品
(1)各类劳动防护用品发放记录；
(2)员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；
(3)其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
16)事故调查处理
(1)事故调查收集各类证据；
(2)事故调查的相关会议记录；
(3)工伤事故调查处理报告书(表)；
(4)按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；
(5)其他与事故相关的文件、资料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落实情况记录；
(2)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；
(3)消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；
(4)火险火灾应急处置预案框图及实施细则；
(5)义务消防队人员名单及其消防装备情况；
(7)消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；
(8)消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；
(9)有关电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录资料；
(10)火灾隐患及其整改情况记录；
(11)其他与消防安全相关的文件、资料和记录。
18)其他与安全生产相关的内容。
4.2收集与移交
(1)归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。
(2)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。
(3)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。
(4)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
(5)本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。
(6)安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。
(7)安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式二份)上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
(8)在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。
1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。
(1)法律、法规和标准
(2)机构和职责
(3)风险管理；
(4)管理制度；
(5)培训教育；
(6)生产设施及工艺安全
(7)作业安全
(8)职业健康
(9)危险化学品管理
(10)事故与应急
(11)检查与自评
2)特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。
3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。
4)安全生产档案保管期限分永久、长期(五年)、短期(一年)三种。
5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。
6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
(1)安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。
(2)在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
(3)应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。
客户档案管理制度文件篇四
建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。
《中华人民共和国安全生产法》
《中华人民共和国档案法》
1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。
2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。
1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。
1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。
2.保管事项
2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。
2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。
2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。
2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。
2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。
2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。
3.归档时间
3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。
3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。
5.安全档案的借阅
5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。
5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。
5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。
5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。
5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。
5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。
5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。
6.保密事项
6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。
6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。
6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。
6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。
6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。
6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。
6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。
6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
7.修改、补充事项
7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。
7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。
8.销毁
8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。
8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。
8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。
8.4销毁时要进行监销。
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明"已销毁"字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。
8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。
对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。
客户档案管理制度文件篇五
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的.打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
客户档案管理制度文件篇六
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责
四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作；
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第十条档案归档范围及归档时间
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
（四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
（三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
一、立卷原则
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
（一)行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一）
（二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。
仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二）
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三）
四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密；
七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；
十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制；
二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。
一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄；
二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅；
七、档案属下列情况之一者，不与开放利用:
（一）涉及公司商业机密；
（二）涉及公司专利或技术秘密；
（三）涉及公司员工个人隐私；
（四）档案形成部门规定限制使用。
公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾；
四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程
档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
（二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见；
（三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
（三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
（六）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。
第二十四条本制度自印发之日起执行。
附表:一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
客户档案管理制度文件篇七
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
1、文件资料的收集
（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；
（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；
（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、
（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；
（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；
（7）安全设施检测、检验报告、记录等；
（8）食品安全、职业卫生评价报告等；
2、立卷归档
（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；
（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；
3、档案保管
（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；
4、档案借阅
5、档案销毁
《文件档案清单》
客户档案管理制度文件篇八
第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。
第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。
第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。
第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。
第六条公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。
第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。
第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。
第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条归档资料包括:
1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;
2、公司会议记录、纪要、决定;
3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;
4、会议形成的领导讲话、文件;
5、公司对外交流的文件、协议、报告等;
6、公司各部门的发文;
7、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件;
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;
10、要的科技文件、技术资料、方案。
第十五条档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3、文件复制需经综合管理部负责人批准。
客户档案管理制度文件篇九
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
客户档案管理制度文件篇十
1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。
2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。
3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。
具体包括：
1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求
4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册
2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。
3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。
三、提交技术文件
1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的编写工作，以确保技术文档的完整性。
2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到starteam的相应目录。
4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。
四、技术文件的保管
1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。
2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。
3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。
4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。
5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息(如名称、编号、签名信息等)。
6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。
五、技术文件贷款
1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。
2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。
3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。
4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。
5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅文件记录表》。
六、追究责任
各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的人将保留追究法律责任的权利。
