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总结是对某一特定时间段内的学习和工作生活等表现情况加以回顾和分析的一种书面材料，它能够使头脑更加清醒，目标更加明确，让我们一起来学习写总结吧。什么样的总结才是有效的呢？下面是我给大家整理的总结范文，欢迎大家阅读分享借鉴，希望对大家能够有所帮助。
档案信息化工作总结篇一
第一章总则
第一条为加强全省档案信息化建设过程中的保密管理，确保国家档案信息资源的安全和国家利益不受侵害，根据《中华人民共和国挡案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《江苏省档案管理条例》和国家其他有关法律法规的规定，制定本办法。
第二条本办法所称的档案信息化建设，亦称档案信息化系统工程建设，是指档案网络建设、档案管理综合应用系统建设、档案馆库智能化软硬件系统建设，以及各种载体档案的数字化工程建设等。
第三条接入电子政务内网的档案管理应用网络，按照《江苏省电子政务内网保密管理暂行规定》进行管理。依托当地电子政务内网，接收党政机关等单位电子档案信息数据的计算机网络。其安全保密解决方案及安全保密产品的选用，按照有关保密管理规定执行。
第四条档案信息化建设保密管理，实行控制源头、集中管理、分级负责、突出重点、协调促进的原则。
第五条省档案行政管理部门负责全省档案信息化建设的保密管理工作，市、县(市、区)档案行政管理部门负责本行政区域内档案信息化建设的保密管理工作。省保密工作部门负责全省档案信息化建设保密管理工作的监督、指导和检查，市、县(市、区)保密工作部门负责本行政区域内档案信息化建设保密管理工作的监督、指导和检查。档案信息化建设单位，在其职责范围内负责本单位档案信息化建设保密工作，并接受同级档案行政管理部门的管理。
第六条本办法适用于全省各级党政机关、社会团体、企事业单位档案信息化建设的保密管理工作。
第二章系统工程建设
第七条档案信息化系统工程建设的规划和设计，应当同步规划并落实相应的安全保密措施。档案信息化系统工程建设中各类软、硬件系统的研制、开发和安装，必须符合保密管理要求，做到防泄密、防窃密。涉及保密的档案信息化系统工程所采取的安全保密措施应与所处理信息的密级管理要求相一致，并按其最高密级的防护要求进行防护。
第八条承担档案信息化系统工程建设的系统集成、综合布线、软件开发、服务咨询及工程监理等单位，必须通过档案行政管理部门和保密工作部门的保密审查。档案信息化系统工程一般不得交由境外机构或人员承建。
涉及国家秘密信息的档案计算机信息系统的承建单位，必须具有《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质证书》。
第九条档案信息化系统工程建设的保密管理实行审核备案制度。档案信息化工程建设单位在确定档案信息化工程建设项目后、决定招标前，应向同级档案行政管理部门报送《江苏省档案信息化系统工程建设项目审核备案表(甲表)》(见表一)，通过审核，才可实施档案信息化系统工程；未通过审核的，应按规定调整后再报审核。招标或信息化系统工程建设开工后，10日内，向同级档案行政管理部门报送《江苏省档案信息化系统工程建设项目审核备案表(乙表)》(见表二)。
第十条县(市、区)档案行政管理部门对本行政区域内档案信息化系统工程建设项目进行初审，初审合格后报省辖市档案行政管理部门审核备案；省辖市档案行政管理部门负责本行政区域内档案信息化系统工程建设项目的审核备案，重大项目报省档案行政管理部门审核备案；省档案行政管理部门负责省辖市档案行政管理部门及省级各部门、单位档案信息化系统工程建设项目的审核备案。
第十一条全省各级国家综合档案馆馆藏档案的批量数字化工程报省档案行政管理部门审核备案。
第十二条涉及国家秘密信息的档案计算机信息系统，应报经省辖市以上保密工作部门审批通过后，才能运行国家秘密信息。
第十三条涉及保密和不开放档案的计算机信息系统，应当采用身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措旋，加强管理。对其系统的访问应当采用权限管理机制，不得越权操作。未采取安全保密技术防范措施的数据库不得联入局域网、公共信息网等网络。
第十四条涉及保密和不开放档案的计算机信息系统，不得直接或间接地与电子政务外网、国际互联网等公共信息网络相联接。
第十五条符合政务公开规定的已公开的现行文件等档案信息应尽早上网，有关发布办法按国家规定执行。中共中央文件不得自行上网。
第十六条凡以提供网上信息服务为目的而采集的档案信息，除在其它新闻媒体上已公开发布的，组织者在上网发布前，应当征得档案信息提供单位或个人的同意；凡对网上信息进行扩充或更新，应当执行上网信息保密审查制度。
第十七条凡在档案网站上开设电子公告系统、聊天室和网络新闻组等，应由单位保密工作机构审批，明确相关保密要求和责任。任何单位和个人不得在电子公告系统、聊天室和网络新闻组等发布、谈论和传播涉及保密和不开放档案的内容及信息。
第十八条不得在公共信息网络上利用电子邮件传递、转发或抄送涉及保密和不开放档案的内容及信息。
第十九条涉及保密和不开放档案信息资源载体的复制，即用扫描、复印、翻拍、手工抄录或印刷等方法仿制原稿，必须执行有关保密规定，履行相关审批手续。
第四章保密管理制度
第二十条在公共信息网或与公共信息网相联的网络上发布档案信息，坚持“谁上网谁负责”的原则。
凡向公共信息网提供或发布档案信息，必须通过单位保密工作机构书面审查批准。
第二十一条各级国家综合档案馆上网公开发布档案目录或全文信息，必须按照有关信息上网保密规定，建立健全上网信息保密审查制度，做到由本馆鉴定机构按有关规定逐条鉴定、审阅签字。
第二十二条档案信息化建设保密管理实行单位领导责任制。各单位应将档案信息化建设保密管理工作列为单位保密工作的重要内容，明确档案信息化建设保密管理工作的主管领导。
单位网络安全管理人员和档案管理人员负责本单位档案信息化建设各项保密措施的落实及日常管理。
第二十三条档案信息化建设单位应根据系统所处理的信息涉密等级及其重要程度制订相应的管理制度，落实保密措施，并依照有关保密和档案工作的要求和标准，对档案信息化建设保密管理工作情况进行年度检查，确保国家秘密的安全。
第二十四条档案信息化建设单位的保密管理人员应经过严格审查，并保持相对稳定。档案行政管理部门和保密工作部门应定期组织有关培训和考核。
第二十五条任何单位和个人发现档案信息泄密情况，应及时采取补救措施，并按有关规定及时向同级档案行政管理部门和保密工作部门报告。
第二十六条违反本办法规定的，由档案行政管理部门和保密工作部门责令限期改正；拒不改正的，责令停止实施档案信息化系统工程建设并向社会公布，同时对相关领导和责任人给予通报批评或建议给予行政处分；造成严重后果，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
为提高z市档案网站信息发布的质量，防止失密和泄密现象发生，做好网页的维护和管理，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《计算机信息系统国际联网保密管理规定》及国家有关法规的规定，特制定本制度。
第一条z市档案网站所有内容必须遵守国家有关法律、行政法规，严格执行国-家-安-全保密制度，接受并配合保密工作部门实施的保密监督检查，协助保密工作部门查处利用国际联网泄露国家秘密的违法行为，并根据保密工作部门的要求，删除网上涉及国家秘密的`信息。
第二条网站发布信息必须严格执行审核制度，市局办公室对上网内容要严格审核、管理，以确保网上信息的合法性、真实性、准确性、及时性，坚决禁止不实和涉密信息上网。
第三条 各县市区局、市局机关各科室确定一名信息员，主要负责采集、编录本单位、本科室的信息并向市局网站提供，信息员对所提供的信息内容负责。
第四条 各县市区局所采集的信息必须由办公室校审并经本单位负责人审核同意后方可上报，市局各科室信息须经科室负责人校审并经分管领导审核同意后上报；上报必须注明审核人，否则一律不予采用。
第五条 市局办公室负责对各单位、各科室上报信息进行审核，并经分管办公室领导和局长同意后方可上网发布。
第六条 任何单位和个人不得从事下列危害公众网站安全及涉及泄漏国家秘密的活动。
（一）标有密级的文件；
（四）本局认定为不宜公开的内部办公事项；
（五）窃取网站管理帐户及口令的；
（六）未经允许，对网站功能进行删除、修改或者增加的；
（八）通过因特网或局域网恶意攻击网站，导致网站不能正常运行的；
（十）其他危害公众网站安全的。
第七条 违反本规定，导致严重后果或安全隐患的，按照有关规定严肃查处。
第八条 本规定由z市档案局办公室负责解释。
一、档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事。
二、档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容。
三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故。
四、查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位领导批准不得调阅。
五、本室档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确需借出室外，须经分管领导批准；在查阅中，如需复印、摘抄档案内容的，需经档案管理人员同意，并由专人负责保管，利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全。
六、外单位查阅本单位档案，必须持有单位介绍信，否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需经本单位分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密内容的，利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。
七、查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严禁进入库房内。
八、档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。
九、经鉴定需销毁的保密文件资料，必须编造清册，经领导批准后按保密规定统一组织销毁。
十、发生泄密事件，及时上报，立即追查，视情节轻重进行处理。
档案信息化工作总结篇二
人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。下面是小编为大家准备的关于人事档案信息化的论文，希望大家喜欢。
传统人事档案管理工作中都是采用手工的管理模式，而信息化技术在人事档案管理工作中应用以后，通过多媒体信息网络系统可以提供全方位的人事信息，管理者可以快速的获取人事综合信息，从而对个人的自然情况、简历、素质、特长及政绩进行充分的了解，而且还可以通过电子档案快速的查询到人事档案中的声音和影像资料，实现了人事档案管理的动态化和即时化。有利于全方面的了解人事的综合信息。目前网络技术的应用，加快推动了人事档案信息共享的实现，这样有效的避免了各部门相同信息的重复输入，而且能够在第一时间内及时对信息进行更新，避免了重复劳动，有利于劳动效率的提高，信息的时效性也得以进一步增强。人事档案信息共享的实现，可以使管理者更全面的了解一个人，确保了人事档案管理工作质量的提升。
(一)存储管理的信息化
人事档案是对职工个人和工作相关的信息进行记载，直接关系到职工的切身利益，在职工提拔、晋升职称、考核及人事纠纷中都具有较强的证据和法律意义，可以作为重要的参考，所以对于人事档案的管理容不得疏忽。在实际工作中，人事档案中一些信息利用频率较高，容易受到损坏，所以在当前信息化技术事，可以通过对信息进行数字化和网络化处理后进行保存和提取，实现对信息的妥善管理。
(二)档案信息一体化
人事档案信息化建设需要实现档案信息接收、传递、存储和利用的一体化，有效的实现档案信息的共享，这样才能更好的为人事管理提供优质的服务。在实际工作中，人事档案管理工作中会受到时效性，传统范围较广和地域制约，所以通过档案管理信息化建设后，这些问题都会得到很好的解决，同时在电子档案管理工作中，还需要确保信息的保密性和安全性。
(三)建立人事档案目录数据库
人事档案管理的时间是一个非常漫长的过程，通常一个人的人事档案都要经过几十年，甚至要保存更长久，尤其一些重要的人物，他们的档案具有史料价值，尤其要建立好数据库。人事变动大而且复杂，以往的纸质档案，存量大，数量庞大、占据空间，使得管理和查阅都很不方便，这就更需要加快信息化建设，使得纸质档案实现电子化的转变，进一步提高工作效率。
(一)为领导决策提供服务
人事档案的一个重要作用是干部的选拔任用，管理好人事档案有利于组织人事部门“选人用人”，实现人事档案信息化，档案信息资源共享后，上级组织人事部门和领导考察各级干部的工作情况将变得直观快捷，对于领导了解和掌握各级干部队伍状况，考核现职干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的.最新信息多起到了无法估量的作用，有效地提高干部人事档案信息的利用和使用价值，为领导决策提供可靠的依据。
(二)能够及时准确地更新信息，从而使档案信息更加准确、丰富和完整
(三)解除劳动量，提高管理效率
实现人事档案数据库信息化后，电子数据的统计和归档，使得档案管理网络化，更多地体现自动化、实时化和网络化，人事信息数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享。人事档案信息化后，将档案管理人员从烦琐的手工劳动中解脱出来，空余出来的时间可以多充电，进修档案管理知识，及时学习和提高，管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，有利于档案管理员业务水平的提高。
(四)有利于人事档案纸制载体的保护
纸制人事档案是最原始的证据材料，它具有非常权威的客观性，档案管理的重点就是对纸质档案的有效保护。人事工作中经常要查询有关人员的信息，不利于纸质档案的保存，信息化后，人员的信息都可以从数据库中求得，有利于人事档案纸制载体的保护。
在当前社会快速发展的大背景下，人才成为最重要的资源，社会发展过程中对人才的需求和标准不断提高，这也使人事档案管理工作的重要性日益体现出来。随着我国人事档案数量和种类的不断增加，传统的人事档案管理模式已无法适应当前社会对人事档案的需求，所以需要加快人事档案信息化建设，利用信息技术和现代科学技术来改善和优化人事档案管理的模式，从而更好的推动人事档案信息化建设。
档案信息化工作总结篇三
1、档案实行一题一档制度。
2、每个课题必不可少的材料（开题报告、论证书、立项书、批准书、中期成果鉴定、结题报告、验收鉴定书等）。课题研究过程中全部纪实材料及主卷的佐证材料。（现象记录、调查问卷、访谈记录、教案、教学实录等）
3、课题档案材料要注意原始性、真实性。
4、每卷档案都要有卷首页，便于查找。
（一）、课题档案
课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料，它指文字资料、电子资料、音像资料等。
1、前期档案：包括课题实施方案、开题报告、论证报告、课题立项、申报材料、立项批准书等。
2、中期档案：中期档案是课题的核心部分。包括课题实施过程的原始材料（实验数据处理、组织培训记录、召开会议记录、课题研究实录等），中期研究成果（阶段总结、论文、获奖证书等），阶段检查记录等。
3、后期档案：包括课题研究总结、申请验收报告、结题报告、最终科研成果、课题验收鉴定书，成果应用等。
（二）、教学成果档案：论文、创新、教具制作
（三）、试题：试卷档案
（四）、综合档案
包括：
⑴各级教育行政和科研管理部门印发的有关科研工作的文件、法规、制度；
⑵科研规划、计划、科研工作总结；
⑶有关会议材料、领导讲话；
⑷科研信息资料；
⑸教师培训材料；
⑹科研工作检查记录
⑺获得的各种奖励材料等。
1、原则上每学期进行一次科研档案的收集归档。根据工作性质，相关研究人员于期末将本学期资料交科研办。
2、归档工作实行签字制度。
3、对于个人有关资料，个人需要保留原件，应将复印件交档案室留存。
4、课题档案实行结题统一上交（或分阶段上交）。
档案信息化工作总结篇四
;摘 要：声像档案主要是指国家单位或是个人在日常活动或是工作中形成的具有正面形象和保存价值的照片或是影片、录像带，主要是借助影片传达，其中又辅以文字作为解释说明的一种具有记录意义的材料。声像档案不但是档案实体的一个重要的组成部分，同时也是人们生活、工作的一个真实写照，相较于文字档案而言，更加地生动形象，尤其是伴随着刻录技术与网络技术的飞速发展，对声像档案进行信息化管理必然是时代发展必须要经历的一个过程，也是充分发挥档案价值的一个有效保障。所以，本文通过对声像档案信息化管理的重要性进行分析，提出档案阻碍我国声像档案信息化建设的因素，并针对这些问题提出可靠的解决，从而进一步推动我国声像档案信息化建设进程。
关键词：信息化建设;重要性;问题;措施
档案来源于文件，是由文件有条件地转化而来，档案管理是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，尤其是对于机关单位而言，档案中详细记录了和单位创建发展中具有一定关系的事件，包括一些在单位发展过程中举办的一系列活动、项目等，这些档案资料不但可以在相关部门检查时出示，还可以在单位未来决策制定时提供参考依据。声像档案主要是指国家单位或是个人在日常活动或是工作中形成的具有正面形象和保存价值的照片或是影片、录像带，主要是借助影片传达，其中又辅以文字作为解释说明的一种具有记录意义的材料。声像档案不但是档案实体的一个重要的组成部分，同时也是人们生活、工作的一个真实写照，相较于文字档案而言，更加地生动形象，所以保证声像档案的完整性，尽可能延长声像档案的使用寿命，全面发挥其存在的价值，是当前声像档案管理中的一个重要难题，所以，以下就声像档案信息化建设中存在的问题及相关解决措施进行分析，从而进一步推动我国声像档案信息化管理的进步。
声像档案相较于文字档案而言，能够更直观地再现当时的场景，借助影像、声音等不但能够对当时的时间、地点以及任务进行具体的记录，还能够如实地反映当时的场景、氛围等等，相比于单纯的文字记录使人们更能够直观地感受到当时情况，这也是声像档案相比于文字档案的独特价值。但是由于声像档案本身是由一些比较特殊的材料制作而成的，材料独特性导致其对于存放的温度、场所都有着特定的要求，存放场所没有进行信号屏蔽、温湿度极易发生变化、没有采取避光措施以及库房内灰尘过多等等都会导致材料损耗，损耗声像档案的使用寿命，而对其进行信息化管理却不需要担心档案资料受到这些因素的影响，能够充分发挥声像档案的使用价值。
2.1 信息化建设资金匮乏
资金问题是影响声像档案信息化建设的一个重要因素，声像档案信息化建设并不是短时间内就能够完成的，它需要长时间的积累，需要投入大量的人力、物力、财力作为支撑。比如说在进行录像带的光盘转化这一过程就需要计算机、刻录机等一系列设备，而这些设备全部配置完毕就是一项庞大的开支，大多是单位都因为资金匮乏，导致在档案管理方面的资金投入都非常少，根本无法配置相关设备，这在很大程度上导致档案信息化管理进程无法取得进一步进步，一些重要档案由于超过使用期限而无法发挥价值。
2.2 档案管理人员素质低下
档案管理人员需要直接参与到人事档案管理工作之中，他们的素质将会直接影响到人事档案管理工作的质量以及效率，并且会在一定程度上影响到档案信息化管理的水平，尤其是对于声像档案管理人员来讲，不但需要具备相应的档案管理知识，还需要能够熟练运用计算机技术，只有这样，才可以确保声像档案的信息化建设顺利进行。但是就当前实际情况而言，大多数单位的声像档案管理人员既不是相关专业的人员，也无法熟练运用计算机技术，大部分都是半路从事这一行业的人员，并且在入职前也没有进行严格的培训，大多数都无法熟练运用计算机，这将会增大声像档案信息化建设的难度。
2.3 声像档案的高密性
高密性主要是指声像档案的储存密度要远远大于任意一个能够进行人工识别的介质，比如说将一个单位一年内的所有声像资料全部储存到同一张光盘上，一旦光盘丢失或者被恶意盗取，将会导致所有声像资料都无法再次获取，造成极大损失。除此之外，由于声像档案信息化建设需要借助网络信息技术，在这种情况下，借助计算机设备对声像档案进行删减或是其他改动都是非常容易的，并且通常情况下都无法被人发现，所以在声像档案信息化建设时一定要严格按照标准进行，负责将会对声像档案的管理带来极大的威胁。
3.1 加强基础设施建设
档案基础设施建设是档案管理部门工作顺利进行的基础，同时也是声像档案信息能够发挥作用的前提条件，声像档案管理工作想要保证质量，就需要加强档案信息化建设，同时还需要实现档案管理的规范化、现代化。所以，相关部门需要加大在声像档案管理的基础设施建设，档案部门积极筹集资金，尽可能确保资金投入能够满足物质设施建设的基本需要，同时还需要引入新技术、新设备以及国外新的管理经验，创建数据库，加大对信息化建设的管理力度。
3.2 加强档案管理队伍建设
档案管理的核心在于人，一个合格的档案管理人员是数字档案能够发挥价值的前提，所以需要加大对档案管理队伍的建设力度，加强对现有人员的素质教育，提升他们的专业知识，紧抓他们的培训工作，并选拔一些有技术、经验、能力的人才加入队伍之中，提高整个管理队伍的人员素质，打造一个不但具有档案管理专业知识，又能够熟悉运用现代网络技术的档案管理队伍，从而使声像档案信息化管理的工作效率能够得到进一步提升。除此之外，由于声像档案除了少部分是储存在数据库中，大多数都是在光盘中，可能由于光盘损耗严重导致重要信息资料被破坏，所以声像档案的管理人员在进行操作时一定要严格按照规定进行。
3.3 规范声像档案图像格式
声像档案是档案的一个重要组成部分，声像档案相较于文字档案而言极其容易被篡改，并且发现的可能性比较小，对档案信息进行数字化，采取什么样的格式和数据压缩技术，是影响其成功与否的一个重要因素，因此在对声像档案进行管理时需要规范声像档案的图像格式，并且选取的标准格式不仅需要能够满足多种应用程序的要求，还需要具备一定的调整空间，确保使用者可以根据扫描器与打印机的特征进行调节，使其能够满足在多种情况下的需要。
参考文献
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1. 目的
1.1为了规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程中的动态跟踪管理。
1.2加强对员工的管理，建立有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等事项的资料，特制定本办法。
2. 适用范围
2.1公司所有员工的档案管理工作均应遵照本办法执行。
3.权责
3.1公司员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部负责。
3.2公司员工的管理档案，必须是部门经理或副经理（含）以上的领导在其所属部门员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方可有权调阅。
4.员工档案管理的对象
4.1 公司员工内部档案
4.1.1人事类档案，包括：员工入职资料、劳动合同、培训记录、岗位异动、奖励与处分、晋升与降职等档案。
4.2 公司员工外部档案
4.2.1 员工干部介绍信及档案的托管（市人力资源交流中心）。
5、员工档案管理的内容
5.1公司员工内部档案
5.1.1员工管理档案的建立
5.1.1.1员工档案应在员工入职当天建立。由人力资源部负责将员工入职资料收集完整，整理建档，并用于公司三级安全培训，待员工经三级安全培训完成后，各部门将员工档案返回人力资源部存档。
5.1.1.2人力资源部对已归档的资料进行审查，以确保员工档案的真实与完整。
5.1.1.3员工档案建立后，人力资源部相关负责人应在档案上详细填写员工姓名、部门及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。
5.1.1.4人力资源部相关负责人应将档案资料分类存放、严格保管。
5.1.2.1公司员工教育培训等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理并提交相关资料。
5.1.2.2人力资源部相关负责人在对收集上来的各项资料审核无误后，应按规定归档。
5.1.3人力资源部本着对员工负责的态度，定期整理、归档员工资料。
5.1.4员工档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。
5.2、公司员工外部档案。
5.2.1、经员工本人申请，公司领导审批同意，人力资源部相关负责人协助员工办理人事档案调动相关事宜。
5.2.2、人力资源部有义务提供员工人事档案调动相关信息的咨询。
6、员工档案的借阅
6.1员工档案查阅、借阅及复印管理
6.1.1有下列情形之一时，方可查、借阅员工档案：
6.1.1.1了解所属员工基本情况。
6.1.1.2员工晋升、降职。
6.1.1.3员工奖惩。
6.1.1.4员工调动。
6.1.2查、借阅及复印员工档案：
6.1.2.1查阅员工档案
a、须查阅员工档案时，需经人力资源部经理同意后，由人力资源部相关负责人提供所要查阅的资料。
b、查阅人不得进入档案室，不准将有关资料私自带出或复印。
6.1.2.2借阅员工档案
a、须借阅员工档案时，借阅人需填写申请单，经人力资源部经理批准后，方可到档案室办理借阅手续。
b、员工档案的借阅期限，一般为五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证员工资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。
c、借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源部相关负责人有责任进行追索。
d、归还档案时，人力资源部相关负责人应检查档案资料的完整性，确认无误后注明归还日期。
7、离职人员档案的处理
7.1、公司内员工档案由公司存档保管，员工离职不予退还。
7.2、公司外员工档案。
力资源部盖章后，办理人事档案个人代理。
7.2.2、人力资源部人事专员有义务协助离职人员就《珠海市个人委托人事代理审批表》进行盖章。
7.3、离职人员的员工档案应做离职标志，并注明离职日期和原因。
8、档案的统计、清点
8.1人力资源部应及时将员工信息归档，及时记录，及时录入电脑，保证实存档案信息与电脑存储信息一致。
8.2人力资源部次月5日前统计上月员工档案清单及汇总。
8.3每年年初，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、离职人员档案总数、在岗人员档案数等数据，并与电脑存储数据校对，要求二者一致。
8.4人事管理档案保存期限：
8.4.1已办理离职手续的员工，其员工档案保存期为五年。
8.4.2未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其员工档案保存期为五年，以当事人所在部门出具的书面报告中标明的离开公司时间为依据开始计算。
8.5每年三月份，对上年度已超出保存期限的档案统一进行销毁。
9、本办法自颁布之日起开始执行。
第一章 总则
第一条 为加强企业职工档案的科学管理，有效地保护和利用职工档案，更好地为深化企业改革服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》和原国家劳动部、国家档案局颁布的《企业职工档案管理工作规定》,结合本省实际，制定本规定。
第二条 企业职工档案管理系指：本行政区域内的各类企业、企业化管理的事业单位、个体经济组织（以下统称用人单位）中，与之形成劳动关系的职工档案管理，及与原用人单位终止（解除）劳动关系的退休人员、失业人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案管理。
第三条 企业职工档案是用人单位劳动、组织、人事部门在招聘、培训、考核、奖惩、晋级、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的原始记录；是历史地、全面地考察职工的依据；是职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证，是国家和用人单位档案工作的重要组成部分。
第四条 用人单位、劳动和社会保障部门设立的劳动保障代理机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，是职工档案的具体管理机构。档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第五条 企业职工档案管理工作必须严格贯彻执行国家有关档案管理和保密工作的法规和制度，确保职工档案的完整、真实和安全。
第二章 档案管理机构和职责
第六条 在职职工档案由职工所在用人单位的'劳动（组织人事）职能机构管理，应指定专人专库（柜）管理。实行档案集中统一管理的单位，应设专人负责管理职工档案。
就业转失业人员的档案，由各级劳动和社会保障部门设立的劳动保障代理机构、失业保险经办机构保管。实行社会化管理的退休人员的档案，由县区级以上社会保险经办机构负责管理。
档案保管部门暂不具备保管条件的单位，可移交所在地综合档案馆代管。
(一）破产或转制企业的失业人员；
（二）离职、开除、终止（解除）劳动关系的人员；
（三）自谋职业、自费出国人员、个体工商户雇用人员；
（四）不具备档案保管条件的用人单位；
（五）各类技工学校、职业学校已毕业尚未就业的人员；
（六） 灵活就业人员；
（七）其他有档案保管要求的用人单位或个人。
第八条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由用人单位在办理有关手续后，可移交当地劳动保障代理机构或按管理权限移交用人单位所在地综合档案馆寄存保管。
第九条 死亡职工档案在原档案保管部门保管十五年以上，可以按规定进行销毁。对国家和用人单位有特殊贡献的获省级以上英雄、模范人物称号的职工死亡以后，其档案由用人单位或档案保管机构移交所在地综合档案馆保管。
第十条 劳动保障代理机构代管档案的资格，须经各级档案行政管理部门、劳动和社会保障部门审核认定。未经资格审核认定或资格审核认定不合格的，不得擅自接收、保管职工档案。
第十一条 任何单位不得将档案交给个人保管，凡个人持有档案的，应按本规定的要求，将档案移交有关部门保管。
第十二条 用人单位职工档案管理部门工作职责：
（一）收集、鉴别、整理、保管职工档案；
（二）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（三）登记职工工作变动、签订劳动合同、办理社会保险等情况；
（四）为有关部门提供职工情况；
（五）做好职工档案的安全、保密和保护工作；
（六）定期向用人单位综合档案室（馆）移交档案；
（七）办理其他涉及职工档案的有关事项。
第十三条 劳动保障代理机构、失业保险经办机构档案管理工作职责：
（二）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（三） 办理其他用人单位或劳动者委托办理的相关事项。
第十四条 社会保险经办机构档案管理工作职责：
（一）集中统一保管各企业移交的退休人员职工档案；
（二）做好档案的安全、保密、保护和利用工作。
第三章 档案收集、保管与销毁
第十五条 用人单位必须为职工建立职工档案。其内容和分类见附件一。
第十六条 档案管理机构对职工应归档的材料要及时收集、整理立卷，保持档案材料的完整齐全。
第十七条 立卷归档的材料必须经过认真鉴别，做到材料真实、文字清晰、手续齐备。材料须经用人单位审查盖章或本人签字的，应在签字盖章后归档。
第十八条 归档职工档案的载体介质应有利于档案的永久保管。职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，纸质档案保证书写质量，字迹要端正、清晰。不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料，只能使用碳素墨水。
第十九条 职工档案卷皮、目录和档案盒（袋）的样式、规格按档案行政管理部门和劳动保障行政管理部门的规定执行（见附件二）。
第二十条 档案管理机构在做好档案材料的接收、整理、保管、利用及内容的充实工作的同时，要严格遵守档案管理的法律法规和规章制度，防止档案材料丢失、损坏。不得擅自涂改、销毁、伪造档案。不得擅自泄露档案内容。一旦出现丢失现象，丢失部门应对丢失的职工档案做出说明，并采取相应的补救措施。
第二十一条 委托劳动保障代理机构保管职工档案的用人单位应及时将归档材料移交劳动保障代理机构。劳动保障代理机构在接受委托代保管用人单位职工档案和劳动者个人档案时，必须经过认真鉴别和清点，经双方签字盖章后方能接收归档。企业向县区级以上社会保险经办机构移交退休职工档案实行属地化管理，移交时双方应严格履行移交手续，填写移交清册，同时移交案卷目录和电子文件。
第二十二条 职工档案保管应具备以下条件：
（一）建立坚固的专用档案库房，配备铁质的档案柜；
（三）温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%；
（四）档案库房和档案管理人员办公室要二室分开；
（五）档案管理人员必须忠于职守、遵守纪律、具备专业知识；
（六）有条件的要实行计算机管理，逐步实现档案管理现代化。
第二十三条 按规定需要销毁档案材料时，必须经档案管理机构主管档案工作的领导批准。
第四章 档案的提供利用
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示主管档案工作的领导批准后，才能复制办理。
第五章 档案的转递
第二十五条 档案的转递必须通过机要部门或专职人员取送，不得交本人或其他人员携带。
第二十六条 职工在劳动合同期限内变动工作单位、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退，应由职工所在用人单位在15日内（跨地区调动除外）将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的劳动保障代理机构。
第二十七条 委托劳动保障代理机构管理档案的，劳动保障代理机构应与委托方签订档案管理协议书，明确双方的权利、义务、违约责任等内容。并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函，转移档案。劳动保障代理机构接到档案后要进行清查登记，无误后方可存档。如发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，退回原单位补齐或查清。
第二十八条 转递档案应遵守下列规定：
（二）对转出的材料，不得扣留或分批转出；
（三）接收单位或劳动保障代理机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。转出单位逾期15日（跨地区调动逾期一个月）未收到回执的，应及时追查，以防丢失。《职工档案转递通知单》由原部门保存15年以上。
第六章 法律责任
第二十九条 未经批准从事档案托管业务活动的机构，由劳动保障行政管理部门和档案行政管理部门责令停止托管档案活动；情节严重的，提请工商部门吊销其营业执照，或提请原登记管理机关办理撤销登记；对当事人造成损害的，应承担赔偿责任。
1、不按照本《规定》要求集中管理档案的；
2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
3、无故扣留职工档案的；
5、不按规定归档、按期不移交或接收档案的；
7、损毁或者擅自销毁档案的；
8、泄露职工档案秘密者。
第七章 附则
第三十一条 企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。与国家机关、事业组织和社会团体建立劳动合同关系的劳动者，参照本规定执行。
第三十二条 本规定由省档案局、省劳动与社会保障厅负责解释。
第三十三条 本规定自发布之日起执行。原《辽宁省贯彻执行〈企业职工档案管理工作规定〉实施细则》（辽劳调字[1993]52号）同时废止。
