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硕士研究生（以下简称硕士生）的个人档案，是硕士生在学期间学习和品行的重要记录。对硕士生在学期间的档案进行管理是硕士生教育的重要组成部分，也是研究生工作管理水平的体现。为使我校硕士生的档案管理规范化、科学化，根据原国家教委《普通高等学校档案管理办法》，特制定本暂行办法。
一、管理机构
硕士生在学期间的档案管理机构为学科建设与研究生教育处和各硕士点院系。
（一）有关单位应明确领导分管研究生档案工作，安排专人负责硕士生档案的日常管理。
（二）按照本暂行办法的要求，认真做好硕士生档案的收集、归档、存放和转移工作。
（三）档案材料质料根据实际情况确定，但原则上应存有纸质和电子质两种文本。
（四）根据工作需要，适时组织有关人员开展档案业务培训。
二、硕士生档案的接收
（一）硕士生录取名单确定后，学科建设与研究生教育处即向考生发出调档函，调档函应直接寄发给考生本人。
（二）每年新生9月入学后，学科建设与研究生教育处对接收的硕士生新生档案进行整理和核查。并在9月底以前分送各硕士点学院。
（三）硕士生在学期间的个人档案，应以院系为单位，分专业进行管理。已整理完毕的硕士生档案用学科建设与研究生教育处专用档案盒装好，并标明档案编号、所属学院、专业、姓名，分类放入档案柜中。
三、硕士生档案材料内容
硕士生档案主要包括以下材料：
1、攻读硕士生以前的档案材料；
2、党员或团员的组织材料；
3、硕士生报考材料；
4、硕士生学籍表、学习成绩记录表；
5、硕士生毕业登记表；
6、学位申请书；
7、毕业体检表；
8、就业通知书；
9、学位论文；
10、其他需要归入硕士生个人档案的材料。
四、硕士生档案的借阅
（一）硕士生个人不得借阅本人档案。各院系查阅硕士生档案必须由所在院系硕士生主管领导、硕士生工作办公室负责人查阅。档案只能在档案室内借阅，无特殊原因，不得带出档案室。
（二）查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料，确因需要从档案中取证的，必须经硕士生档案管理负责人批准后，才能复制。
（三）各院系只能查阅本院系的硕士生档案。其它单位查阅硕士生档案，应持相关单位介绍信，经硕士生档案管理负责人批准后方可查阅。
（四）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容，对违犯规定者，将视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。
（五）各院系应尽量集中时间查阅硕士生档案。如有特殊情况需查硕士生档案，需提前预约并经硕士生档案管理负责人同意。新生档案在整理入档完毕后对外开放。
（六）硕士生在学期间如有单位借用硕士生档案材料，必须履行档案借出和归还登记手续。
五、硕士生档案转移
（一）硕士生在学期间，如有重大变动（如退学、开除、出国、身故等），其档案应及时按有关规定转移或处理。
（二）硕士生毕业前一个月，各院系必须将硕士生的档案材料按学院、专业分类并按顺序整理装袋，送交学科建设与研究生教育处。硕士生毕业2周内，学科建设与研究生教育处将整理装封好的档案材料按照《安庆师范学院硕士研究生档案材料目录》进行登记，完成硕士生档案的整理工作。
（三）毕业硕士生档案的寄送
毕业硕士生离校，其个人档案由学科建设与研究生教育处按就业协议或调档函所列地址，在毕业离校后2周内以机要通信（或特快专递）方式寄出。
毕业硕士研究生未能按规定时间找到就业单位可以办理暂缓就业，暂缓就业期间，根据本人申请并签订档案代管协议，其个人档案仍由硕士生所在院系保管，保管期限原则上为2年。
转移毕业生档案，应通过机要通信途径或派专人呈送，不得让毕业生个人携带。
转递毕业研究生档案，必须进行登记，转递时应附上档案回执，并要求接受单位收到档案后寄回回执。
六、附则
（一）依据《安庆师范学院关于规范研究生教学类档案工作有关事项的通知》（院字〔2007〕134号）文件精神，认真做好平时归档和按期向学校档案室按规定内容移交档案。
（二）按照安徽省研究生招生办公室《关于印发2007年度安徽省硕士研究生招生考试量化考核评定办法的通知》（皖招办〔2006〕48号）的要求，认真做好研究生教育档案的规范建设工作。
（三）本办法由学科建设与研究生教育处负责解释。
（四）本办法自2007级硕士生入学后开始试行。
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