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第一章 总则
第一条 为进一步加强我校研究生教育管理工作的规范化建设，建立健全研究生教育工作档案，保障研究生教育教学质量，根据上级有关文件精神，结合我校实际，制订本办法。
第二条 研究生教育工作档案管理是研究生教育管理工作的重要组成部分，是做好研究生教育工作的重要基础之一，各有关部门和单位必须加强对研究生教育工作档案管理的领导。
第三条 本办法所称研究生教育工作档案，是指我校在开展研究生思想政治教育、招生、培养、学籍、学位管理以及其它各项活动中形成的、由学校和有关单位必须保存的、具有历史见证意义的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
第四条 归档的文件材料须具有保存价值和凭证作用，能够反映研究生教育教学及其管理实践活动的全过程，符合研究生教育教学和管理工作的特点，保证完整、准确、系统。
第五条 归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、光（磁）盘、录像（录音）带等载体形式。
第六条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。研究生教育工作中的各类纸质材料原则上用A4纸打印。为便于档案长时间保存，文件批阅、记录中一般应用黑色、蓝色墨水笔，不得使用圆珠笔、红色笔书写。
第二章 档案的归档
第七条 研究生教育工作的档案内容主要包括综合工作、导师工作、招生工作、培养工作、学位工作、研究生思想政治工作、学籍工作、学位点申报及建设工作等方面。
第八条 研究生教育工作档案的归档工作实行二级归档办法。有关全校性研究生教育工作、事关学校研究生教育发展的档案材料由研究生工作部（处）负责整理、归档、保存。各研究生培养单位研究生教育工作的档案材料由各单位负责整理、归档、保存。
第九条 归档的文件材料根据其形成的时间按自然年度或学年度、按年级（学科专业）或批次等方式立卷归档。
第十条 研究生工作部（处）应归档的材料内容及相关要求
（一）综合工作档案。此类档案均按自然年度立卷归档。此类档案长
期保存。
1、上级机关关于学位与研究生教育综合工作的文件、函件、批件等材料；
2、学校制订的有关学位与研究生教育的相关文件材料；
3、需要保存的其它材料和资料。
（二）招生工作档案。此类档案均按招生年度立卷归档。此类档案长
期保存。
1、上级机关和学校有关研究生招生工作的文件、请示报告以及批示件等；
2、招生专业目录（招生简章）材料；
3、报考、准考考生情况材料；
4、初试工作材料（包括入学考试初试试题、评分标准及参考答案、入学考试初试成绩单等）；
5、复试工作材料（包括复试方案、复试考生名单、政审记录、专业复试记录、拟录取考生名单等）；
6、录取工作材料（包括山东省教育招生考试院批准的录取考生名单、录取考生数据库（光盘或磁盘）等）；
7、招生工作总结；
8、需要保存的其它招生工作材料。
（三）导师工作档案。此类档案均按批次立卷归档。此类档案长期保
存。
1、上级机关和学校有关研究生导师管理工作的文件、函件、批件等材料；
2、导师遴选、上岗、考核工作材料；
3、需要保存的其它导师工作材料。
（四）培养工作档案。此类档案长期保存。
1、上级机关颁布和学校制订的有关研究生培养工作的文件材。按自然年度立卷归档；
2、专业培养方案（含教学计划、课程教学大纲），按批准实施年度立卷归档；
3、教学工作材料（包括年级教学计划、学期课程表、课程免修申请材料、公共学位课程考试试题及试卷（含课程论文）、课程考核成绩等），按年级立卷归档；
4、研究生培养工作材料（包括个人培养计划、中期筛选考核工作材料、毕业（学位）论文开题工作材料等），按年级、专业立卷归档；
5、研究生科研成果登记及奖励材料（包括成果登记表、奖励申请表、成果复印件等），按学年度立卷归档；
6、需要保存的其它培养工作材料，按实际情况立卷归档。
（五）学位工作档案。此类档案长期保存。
1、毕业（学位）论文答辩材料（包括答辩申请表、评阅意见书、答辩决议书、答辩表决票等），按年级、专业立卷归档；
2、毕业（学位）论文印刷件及电子版（光盘或磁盘），按年级、专业立卷归档；
3、学位授予工作材料（包括硕士学位申请书、授予决定、名单、信息数据库等），按年级、专业立卷归档；
4、校级优秀硕士学位论文材料（包括推荐表、论文、决定等），按学年度立卷归档；
5、省级优秀硕士学位论文材料（包括推荐表、论文、批文等），按学年度立卷归档；
6、校学位评定委员会工作材料（包括会议议程、审议材料、纪要等），按学年度立卷归档；
7、需要保存的其它学位工作材料。
（六）学籍工作档案。此类档案长期保存。
1、研究生学籍登记表，按年级、专业立卷归档；
2、学籍变更申请表及批文，按学年度立卷归档；
3、研究生毕业相关材料，按学年度立卷归档；
4、研究生学历证书电子注册信息光盘或软盘，按学年度立卷归档。
（七）研究生思想政治工作档案。此类档案均按学年度立卷归档。此类档案长期保存。
1、研究生评优及奖励工作材料（包括申请表、评选材料、奖励决定等）；
2、研究生担任“三助”工作材料；
3、研究生纪律处分材料；
4、校研究生会组织及开展各项活动的有关材料；
5、需要保存的其它研究生思想政治工作材料。
（八）学位点申报及建设档案。此类档案长期保存。
1、学位点申报工作材料（包括申请简况表、批文及有关工作材料等），
按申报批次立卷归档；
2、学位点建设材料（包括建设规划、检查或评估材料等），按自然年
度立卷归档。
第十一条 培养研究生的单位（学院、部、所、中心等）需要归档保
存的档案内容及相关要求：
1、学校颁发（含转发上级机关）的关于学位与研究生教育工作的文件、批复、通知，按自然年度立卷归档并长期保存；
2、专业培养方案（包括教学计划、教学大纲等），按批准实施年度立卷归档并长期保存；
3、研究生课程教学工作材料，包括学期课程表、教学日志、专业课程试卷（含课程论文）等，按学年度立卷归档，保存时间为5年；
4、研究生培养工作材料，包括个人培养计划表、中期筛选考核材料、毕业（学位）论文开题及中期检查材料、学位论文等，按年级、专业立卷归档，保存时间为5年；
5、研究生党、团工作材料，按年级、专业立卷归档，保存时间为5年；
6、研究生评优和奖惩工作材料；按年级、专业立卷归档，保存时间为5年；
7、需要保存的其它工作材料。
第十二条 需要整理并归入研究生人事档案的材料及负责单位：
1、入学报考材料，由研究生工作部（处）负责；
2、研究生在校期间的奖惩记录，由研究生工作部（处）负责；
3、硕士学位申请书（含课程学习成绩登记表、论文评阅意见书复印件），由研究生工作部（处）负责；
4、研究生在校期间的党（团）材料，由所在学院党总支负责；
5、毕业研究生登记表，由学校毕业生就业指导中心负责；
6、全国毕业研究生就业报到通知书，由学校毕业生就业指导中心负责。
第三章 档案的管理
第十三条 所有材料一经建档，在档案保存期内，未经批准，任何单位和个人不得擅自改动档案内容或销毁有关材料。超过保存期的档案材料经所在单位领导批准后可予以销毁，但应将销毁档案登记造册并将销毁目录或清单长期保存。
第十四条 各研究生培养单位建档和保存的学位与研究生教育工作档案材料，涉及研究生思想政治教育工作的由党总支指定专人（专职或兼职辅导员）负责整理、建档和管理，涉及研究生业务教育的由研究生工作秘书负责整理、建档和管理，其他人员未经管理者同意，不得擅自移动、变更档案材料。工作分工变动时，档案管理者须将档案材料按时、如数交接清楚，并办理移交手续。
第十五条 研究生工作部（处）负责归档的部分档案材料应按有关规定定期将材料原件移交学校档案室，凡移交到学校档案室的重要文件材料，研究生工作部（处）可保留其复印件，以便工作需要时查阅。
第十六条 研究生教育工作档案的归档工作每半年进行一次。工作人员平时应注意材料的积累，以便统一归档。
第十七条 因工作原因需要查阅研究生教育工作档案，须经单位领导同意、履行借阅登记手续后方可查阅，查阅完毕后应履行归还登记手续。
第四章 附则
第十八条 研究生党务、团务工作材料由各研究生培养单位党总支、团总支分别按党务工作、团务工作管理办法进行归档管理。
第十九条 研究生人事档案由研究生工作部（处）和各研究生培养单位共同管理。其中研究生入学前的人事档案在研究生入学后第一学期末由研究生工作部（处）核查整理后转交各研究生培养单位，由各研究生培养单位保管。研究生在读期间形成的人事档案（内容参见第十二条有关规定），由研究生工作部（处）在论文答辩结束后，转交各研究生培养单位，各研究生培养单位再根据学校毕业、就业工作主管部门的统一安排，将毕业研究生登记表、研究生党团材料等归入其档案，并负责整理出完整的研究生个人人事档案，交学校毕业工作主管部门。
第二十条 本办法适用于我校全日制研究生教育的档案管理工作，专业学位研究生教育和同等学力研究生教育的档案管理工作参照执行。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。由研究生工作部（处）负责解释。
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