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为了全面贯彻党和国家的教育方针，维护学校正常的教育教学秩序，加强和完善我校研究生的学籍管理，促进研究生德、智、体全面发展保证研究生的培养质量，保障学生的合法权益，依据教育部《普通高等学校学生管理规定》，结合本校实际制定本条例。
本条例适用于我校按国家政策、规定录取的接受各类教育的研究生。
第一章 入学与注册
第一条 我校按照国家招生计划录取的研究生，持《长沙理工大学研究生录取通知书》和其他有关证件，并按通知书中的要求和规定的期限，到校办理入学手续。因故不能按期入学者，应写信并附原单位或所在街道、乡镇证明，向研究生部培养办公室请假，假期不得超过两周；未经请假、请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。
第二条 新生入学后，学校在三个月内按照国家招生规定及招生体检标准对其进行复查。其中由研究生部组织查阅研究生档案，对研究生进行是否符合报考条件、以及政治、思想品德方面的复查，由校医院组织进行健康复查。复查合格者予以注册，取得我校研究生学籍。复查不合格者，由学校区别情况予以处理，直至取消入学资格。
凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者，无论何时发现，一经查实，立即取消其学籍，予以退回；情节恶劣的，报请有关部门查究。
第三条 对患有疾病的新生，经学校指定的二级甲等以上医院诊断不宜在校学习的，可以保留入学资格一年。保留入学资格的新生应当在两周内办理手续离校。
保留入学资格者不具有学籍。在保留入学资格期内经治疗康复，可以向学校申请入学，由学校指定医院诊断，符合体检要求，经学校复查合格后，重新办理入学手续。复查不合格或者逾期不办理入学手续者，取消入学资格。
第四条 每学期开学第一周内，研究生应当持本人研究生证到所在院（系）报到注册，注册情况由院（系）在开学第二周内报研究生部备案。未按学校规定缴纳学费者不予注册。因故不能如期报到注册者，应当请假，并办理暂缓注册手续，暂缓注册期限不超过两周；家庭经济困难的研究生可以申请贷款或者其他形式资助，办理有关手续后注册。
无正当事由逾期两周不注册者，按自动退学处理。
第二章 转学、转专业与更换导师
第五条 本校研究生具备下列情况之一，可以申请校内转专业与更换导师。
1、原指导教师工作关系变动。
2、研究生确有特长，经考核证实，转专业与更换导师更能发挥其专长；
3、研究生入学后发现某种疾病或生理缺陷，经学校指定的医院检查证明不能在原专业继续学习，但尚能在本校其他专业学习；
4、研究生确有某种特殊困难或非本人原因，经学校认定，不转专业则无法继续学习。
学校根据社会对人才需求情况的发展变化，经研究生同意，必要时可以适当调整研究生所学专业。
第六条 研究生有下列情况之一，不得转专业与更换导师。
1、入学学习时间超过一年；
2、由低学历层次转为高学历层次；
3、正在休学、保留学籍；
4、已达到退学程度；
5、在校学习期间已经办理过转专业手续；
6、无其他正当理由。
第七条 研究生转专业与更换导师的手续，按下列办法办理：
由研究生提出书面申请，经导师和所在院（系）同意，拟转入专业所在院（系）和接受导师同意，报研究生部审核，经主管校长批准后，研究生到研究生部培养办公室办理转入新专业与更换导师所在专业学习的手续。
被批准转专业与更换导师的并已办理手续者，不得申请转回原专业与导师。
第八条 研究生一般应当在被录取学校完成学业。如患病或者确有特殊困难，无法继续在本校学习的，可以申请转学。
第九条 研究生有下列情形之一，不得转学：
1、入学学习时间超过一年者；
2、招生时确定为定向、委托培养；
3、应予退学；
4、其他无正当理由。
第十条 研究生转学的手续，按下列办法办理：
研究生转入我校，由研究生提出书面申请，拟转入院（系）考核同意，并有导师同意接受后，报研究生部审核，主管校长批准，由转出学校将转学材料报省级教育行政部门确认转学理由正当并批复后，研究生到研究生部培养办公室和所在院（系）办理入学报到手续。
研究生转出我校，由研究生提出书面申请，研究生所在院（系）及导师同意后，报研究生部批准，拟转入学校同意接受，由研究生部将转学材料报省级教育行政部门确认转学理由正当并批复后，研究生到研究生部培养办公室办理离校手续。
研究生跨省转学，需分别经转出学校和转入学校所在地省级教育行政部门确认转学理由正当。
经批准由外校转入我校学习的研究生，一般只能转入相应专业和年级学习。
第十一条 研究生更换导师转专业、转学的申请，应当在每学期的开学两周内提出，其他时间不予受理。
第三章 休学与复学
第十二条 研究生可以分阶段完成学业。研究生因伤、病，或因事，或因其他特殊原因、困难，需要中断学业的，可以申请休学。但研究生在校最长学习年限科学学位硕士生为四年，专业学位研究生一般为四年，但不得超过五年，博士生为六年（含休学，下同）。
第十三条 研究生虽经请假，但一学期累计六周不能参加教学活动的，应当休学。
第十四条 研究生休学一般以一学期为期，期满后仍不能复学的，可继续申请休学，但休学时间累计不得超过一年。
第十五条 研究生申请休学，由本人写出书面申请，经导师和所在院（系）研究生教育主管领导同意，报研究生部批准，予以休学，并办理离校手续。休学时间从研究生在研究生部培养办办理休学手续后算起。
第十六条 研究生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其学籍至退役后一年。
第十七条 休学研究生的有关问题，按下列规定办理：
1、休学研究生应当办理休学手续离校，路费自理，学校保留其学籍。
2、研究生休学期间，不享受在校学习研究生的待遇，不得返校上课考试。
3、休学研究生患病，其医疗费用按学校有关规定处理。
第十八条 研究生复学按下列规定办理：
1、研究生休学期满，须在休学期满前一个月按学校规定的时间内持本人书面复学申请，到所在院（系）和研究生部培养办公室办理复学手续。
2、因伤、病休学的研究生，申请复学时应当有二级甲等以上医院的诊断结论，证明已恢复健康，并经学校医院复查合格，方可复学。
3、研究生在休学期间如有严惩违法乱纪和不符合大学生的行为规范的行为，不予复学，按退学处理。
第四章 退学
第十九条 研究生有下列情形之一，应予退学：
1、硕士生一学期有两门必修课程考试不及格或一门必修课程考试不及格，经重修后仍不及格者，博士生有一门必修课程考试不及格者；
2、博士研究生学科综合考试二次不通过者；
3、休学期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的；
4、不论何种原因，在规定的最长学习年限内未完成学业的；
5、经学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残无法继续在校学习的；
6、未请假离校连续两周未参加学校规定的教学活动的；
7、超过学校规定期限未注册而又无正当事由的；
8、本人申请退学的。
按上述规定对研究生所作的退学处理，对研究生不是一种处分。
第二十条 对研究生的退学处理，由研究生所在院（系）提出报告并附有关材料，报研究生部审核，经校长会议研究决定后，由学校出具退学决定书并送交研究生本人，无法送达的在校内公告。
第二十一条 退学或因其他各种原因处理离校的研究生，应当在退学通知送交或公告之日起两周内办理退学手续离校。
1、入学前为在职人员的，退回原单位。
2、入学前为应届毕业生，原则上在其生源所在地（入本科学习前的户口所在地）安排、推荐就业，没有接收单位的，学校将其户口、粮油关系退回其生源所在地。
第二十二条 研究生对退学处理有异议的，在退学通知送交或公告之日起5个工作日内，可以向学校学生申诉处理委员会提出书面申诉。
第五章 毕业、结业与肄业
第二十三条 凡具有我校学籍的研究生，在规定的最长学习年限内修完本专业培养计划规定的课程，完成学位论文并通过答辩，德、智、体达到毕业要求，准予毕业，学校发给毕业证书。符合《中国人民共和国学位条例》和《长沙理工大学硕士、博士学位授予工作细则》规定的学位授予条件者，授予硕士、博士学位。
第二十四条 研究生在规定的学制内提前达到毕业条件的，可以申请提前毕业。研究生最多只能在规定学制的基础上提前一年毕业。
第二十五条 研究生在规定的最长学习年限内修完研究生培养方案规定的全部课程，未完成学位论文者，可发给结业证书。
研究生结业后不再具有我校学籍，不得继续在学校参加教学活动，学校不再向其颁发毕业证书和学位证书。
第二十六条 在校学习期满一年以上的退学的研究生，学校发给肄业证书。在校学习不满一年的退学研究生，学校出具在校学习成绩单或证明。
第二十七条 开除学籍的研究生，学校发给学习证明。
第二十八条 毕业、结业、肄业证书和学位证书遗失或者损坏，经本人申请，学校核实后应当出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。
第六章 附则
第二十九条 本规定自2005年9月1日起施行。原《长沙理工大学研究生学籍管理条例》同时废止。其他有关文件规定与本条例不一致的，以本条例为准。
第三十条 本条例学校授权研究生部负责解释和制定实施细则。
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